Doanh nghiệp có lợi nhuận nhưng vẫn hết tiền – Vì sao?

Doanh nghiệp có lợi nhuận nhưng vẫn hết tiền – Vì sao?

Một trong những tình huống khiến nhiều chủ doanh nghiệp bất ngờ là:

Báo cáo tài chính cho thấy công ty đang có lợi nhuận, nhưng tài khoản ngân hàng lại gần như không còn tiền.

Doanh nghiệp vẫn có doanh thu, vẫn bán được hàng, thậm chí báo cáo kết quả kinh doanh còn thể hiện có lãi. Thế nhưng đến kỳ trả lương, thanh toán cho nhà cung cấp, nộp thuế hoặc trả nợ vay thì lại rơi vào tình trạng thiếu tiền.

Vì sao lại có nghịch lý này?

Nguyên nhân nằm ở một vấn đề rất quan trọng trong quản trị tài chính doanh nghiệp:

Lợi nhuận không đồng nghĩa với dòng tiền.

1. Lợi nhuận và dòng tiền là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau

Lợi nhuận được xác định dựa trên nguyên tắc kế toán:

Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí

Trong khi đó, dòng tiền phản ánh:

Tiền thực tế đã thu vào và tiền thực tế đã chi ra trong một khoảng thời gian.

Doanh nghiệp có thể đã ghi nhận doanh thu nhưng chưa thu được tiền từ khách hàng.

Ngược lại, doanh nghiệp có thể phải thanh toán tiền mua hàng, trả lương, trả nợ vay hoặc đầu tư tài sản trước khi khoản doanh thu tương ứng được thu về.

Chính sự chênh lệch về thời điểm này khiến doanh nghiệp có thể có lợi nhuận trên sổ sách nhưng lại thiếu tiền trong thực tế.

Ví dụ

Doanh nghiệp bán một lô hàng trị giá 1 tỷ đồng, giá vốn là 700 triệu đồng.

Về mặt kế toán:

• Doanh thu: 1 tỷ đồng
• Giá vốn: 700 triệu đồng
• Lợi nhuận gộp: 300 triệu đồng

Nhìn trên báo cáo, doanh nghiệp đang có lãi.

Tuy nhiên, nếu khách hàng được công nợ 90 ngày và chưa thanh toán, doanh nghiệp vẫn chưa nhận được 1 tỷ đồng tiền bán hàng.

Trong khi đó, doanh nghiệp có thể đã phải thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.

Kết quả là:

Có lợi nhuận 300 triệu đồng nhưng tiền trong tài khoản vẫn có thể bằng 0.

2. Công nợ phải thu quá lớn

Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến doanh nghiệp thiếu dòng tiền.

Doanh nghiệp càng bán được nhiều hàng chưa chắc dòng tiền càng tốt nếu phần lớn doanh thu là bán chịu.

Khi doanh thu tăng nhanh nhưng khách hàng thanh toán chậm, số dư công nợ phải thu sẽ ngày càng lớn.

Tiền của doanh nghiệp lúc này đang nằm ở khách hàng.

Một số dấu hiệu thường gặp:

• Doanh thu tăng nhưng số dư ngân hàng giảm.
• Công nợ khách hàng ngày càng cao.
• Thời gian thu tiền thực tế dài hơn chính sách bán hàng.
• Nhiều khoản công nợ quá hạn.
• Nhân viên kinh doanh tập trung bán hàng nhưng chưa quan tâm đến việc thu hồi công nợ.

Doanh nghiệp vì vậy cần quản lý đồng thời hai chỉ tiêu:

Doanh số bán hàng và tiền thực tế thu được.

Nếu chỉ chạy theo doanh thu mà không kiểm soát công nợ, doanh nghiệp có thể tăng trưởng rất nhanh nhưng dòng tiền lại ngày càng căng thẳng.

3. Hàng tồn kho chiếm quá nhiều vốn

Tiền mặt sau khi được sử dụng để mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sản xuất sản phẩm sẽ chuyển thành hàng tồn kho.

Nếu hàng tồn kho chưa bán được, tiền chưa quay trở lại doanh nghiệp.

Ví dụ:

Doanh nghiệp bỏ ra 3 tỷ đồng nhập hàng.

Trên sổ sách, số tiền này không mất đi mà chuyển thành giá trị hàng tồn kho.

Nhưng trong thực tế:

3 tỷ đồng tiền mặt đã nằm trong kho hàng.

Nếu hàng bán chậm, tồn kho lâu hoặc phải giảm giá để xử lý hàng tồn thì doanh nghiệp vừa thiếu dòng tiền vừa có nguy cơ phát sinh tổn thất.

Đặc biệt với các doanh nghiệp kinh doanh:

• Dược phẩm
• Thực phẩm
• Mỹ phẩm
• Hàng tiêu dùng
• Thiết bị
• Sản phẩm có hạn sử dụng

việc quản lý tồn kho càng quan trọng.

Hàng hóa tồn kho quá lâu không chỉ làm “kẹt vốn” mà còn có thể phát sinh rủi ro hết hạn, giảm giá trị hoặc khó tiêu thụ.

4. Doanh nghiệp tăng trưởng quá nhanh

Tăng trưởng doanh thu thường được xem là tín hiệu tích cực.

Tuy nhiên, tăng trưởng quá nhanh cũng có thể tạo ra áp lực dòng tiền rất lớn.

Khi doanh thu tăng, doanh nghiệp thường phải chi tiền trước cho:

• Mua thêm hàng.
• Tuyển thêm nhân sự.
• Thuê thêm kho hoặc văn phòng.
• Tăng chi phí marketing.
• Mở rộng hệ thống phân phối.
• Tăng hạn mức công nợ cho khách hàng.
• Đầu tư thêm phương tiện, máy móc hoặc hệ thống vận hành.

Trong khi đó, tiền từ khách hàng có thể phải vài tuần hoặc vài tháng sau mới thu được.

Doanh nghiệp càng tăng trưởng nhanh thì nhu cầu vốn lưu động càng lớn.

Nếu không có kế hoạch dòng tiền phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng:

Doanh thu càng tăng – tiền mặt càng thiếu.

5. Thanh toán nhà cung cấp nhanh nhưng thu tiền khách hàng chậm

Một doanh nghiệp có thể mua hàng và phải thanh toán cho nhà cung cấp trong vòng 15 ngày.

Nhưng lại cho khách hàng công nợ 60 ngày.

Như vậy doanh nghiệp phải tự tài trợ khoảng thời gian chênh lệch giữa:

Ngày phải trả tiền cho nhà cung cấp

và

Ngày thu được tiền từ khách hàng.

Nếu doanh số càng lớn, số tiền doanh nghiệp phải tài trợ cho khoảng chênh lệch này càng cao.

Đây là lý do doanh nghiệp cần theo dõi chặt:

• Thời gian thu tiền khách hàng.
• Thời gian thanh toán nhà cung cấp.
• Số ngày tồn kho.
• Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt.

Mục tiêu là rút ngắn thời gian từ lúc doanh nghiệp bỏ tiền ra đến lúc thu lại được tiền.

6. Lợi nhuận được sử dụng để đầu tư tài sản

Doanh nghiệp có lợi nhuận không có nghĩa toàn bộ lợi nhuận đó tồn tại dưới dạng tiền mặt.

Tiền có thể đã được sử dụng để:

• Mua máy móc.
• Mua xe.
• Đầu tư nhà xưởng.
• Mở thêm chi nhánh.
• Cải tạo văn phòng.
• Đầu tư hệ thống phần mềm.
• Mua thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh.

Các khoản đầu tư này có thể mang lại lợi ích trong nhiều năm.

Tuy nhiên, tại thời điểm doanh nghiệp chi tiền, dòng tiền vẫn bị giảm đáng kể.

Nếu doanh nghiệp đầu tư quá lớn trong thời gian ngắn mà không chuẩn bị nguồn tài chính phù hợp, tình trạng thiếu tiền rất dễ xảy ra.

7. Doanh nghiệp phải trả nợ vay

Một điểm nhiều chủ doanh nghiệp thường bỏ qua là:

Khoản trả nợ gốc vay không phải là chi phí khi xác định lợi nhuận.

Ví dụ:

Doanh nghiệp có lợi nhuận 1 tỷ đồng.

Trong năm, doanh nghiệp phải trả:

• Nợ gốc ngân hàng: 1,5 tỷ đồng
• Lãi vay: 300 triệu đồng

Chi phí lãi vay có thể được ghi nhận vào chi phí theo quy định.

Nhưng khoản trả nợ gốc 1,5 tỷ đồng không làm giảm lợi nhuận kế toán theo cách tương tự.

Dù vậy, doanh nghiệp vẫn phải thực tế chi 1,5 tỷ đồng tiền mặt để trả ngân hàng.

Do đó có thể xảy ra trường hợp:

Doanh nghiệp báo lãi nhưng dòng tiền âm do áp lực trả nợ quá lớn.

8. Chủ doanh nghiệp rút tiền hoặc sử dụng dòng tiền công ty cho mục đích khác

Một nguyên nhân khác khá phổ biến tại doanh nghiệp nhỏ và vừa là chưa tách bạch rõ ràng giữa:

Tiền của doanh nghiệp và tiền của chủ doanh nghiệp.

Dòng tiền công ty có thể được sử dụng cho:

• Các khoản chi cá nhân.
• Cho cá nhân hoặc công ty khác vay.
• Góp vốn vào dự án khác.
• Tạm ứng dài ngày chưa hoàn ứng.
• Các khoản đầu tư ngoài hoạt động kinh doanh chính.

Nếu không kiểm soát, doanh nghiệp có thể vẫn tạo ra lợi nhuận tốt nhưng tiền liên tục bị rút ra khỏi hoạt động kinh doanh.

9. Có lợi nhuận nhưng chưa tính đến nghĩa vụ thuế và các khoản phải thanh toán

Một sai lầm phổ biến là nhìn số dư ngân hàng và cho rằng toàn bộ số tiền đó doanh nghiệp có thể sử dụng.

Trong thực tế, một phần tiền có thể đang dành để thanh toán:

• Thuế giá trị gia tăng.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thuế thu nhập cá nhân.
• Bảo hiểm xã hội.
• Tiền lương.
• Công nợ nhà cung cấp.
• Các khoản vay đến hạn.

Nếu doanh nghiệp sử dụng toàn bộ dòng tiền hiện có cho hoạt động khác, đến kỳ thanh toán nghĩa vụ sẽ phát sinh thiếu hụt.

Vì vậy, quản trị dòng tiền cần tính cả các khoản phải chi trong tương lai chứ không chỉ nhìn vào số dư ngân hàng hiện tại.

10. Không lập kế hoạch dòng tiền

Nhiều doanh nghiệp có:

• Báo cáo doanh thu.
• Báo cáo chi phí.
• Báo cáo lợi nhuận.
• Báo cáo công nợ.

Nhưng lại không có kế hoạch dòng tiền theo tuần hoặc theo tháng.

Đây là một khoảng trống lớn trong quản trị tài chính.

Kế hoạch dòng tiền giúp doanh nghiệp biết trước:

• Tuần tới dự kiến thu bao nhiêu tiền?
• Phải thanh toán bao nhiêu?
• Khoản công nợ nào đến hạn?
• Khoản vay nào phải trả?
• Thời điểm nào dòng tiền có nguy cơ âm?
• Có cần chuẩn bị hạn mức tín dụng hay không?

Một báo cáo dòng tiền tốt không chỉ cho biết doanh nghiệp hiện đang có bao nhiêu tiền.

Quan trọng hơn, nó phải trả lời được câu hỏi:

Trong 4 – 8 – 12 tuần tới doanh nghiệp có đủ tiền để hoạt động hay không?

Làm thế nào để doanh nghiệp tránh tình trạng “có lãi nhưng hết tiền”?

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản trị dòng tiền thay vì chỉ theo dõi lợi nhuận.

Một số giải pháp quan trọng gồm:

1. Lập kế hoạch dòng tiền hàng tuần

Theo dõi dòng tiền dự kiến ít nhất 8 – 12 tuần tiếp theo.

Mỗi tuần cần cập nhật:

• Số dư đầu kỳ.
• Tiền dự kiến thu.
• Tiền dự kiến chi.
• Công nợ đến hạn.
• Khoản vay đến hạn.
• Số dư cuối kỳ dự kiến.

2. Quản lý chặt công nợ khách hàng

Doanh nghiệp cần phân loại:

• Công nợ trong hạn.
• Công nợ sắp đến hạn.
• Công nợ quá hạn.
• Công nợ có nguy cơ khó thu.

Đồng thời cần quy định rõ trách nhiệm thu hồi công nợ giữa bộ phận kinh doanh, kế toán và quản lý.

3. Kiểm soát tồn kho

Không nên chỉ quan tâm tổng giá trị tồn kho.

Cần phân tích:

• Hàng bán nhanh.
• Hàng bán chậm.
• Hàng tồn lâu.
• Hàng gần hết hạn.
• Hàng không còn nhu cầu thị trường.

Mục tiêu là giảm lượng tiền bị “chôn” trong kho.

4. Quản lý vốn lưu động

Doanh nghiệp cần cân đối ba yếu tố:

Công nợ phải thu – Hàng tồn kho – Công nợ phải trả.

Đây là ba thành phần ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền hoạt động.

5. Phân biệt rõ lợi nhuận và tiền mặt

Khi đánh giá tình hình tài chính, chủ doanh nghiệp không nên chỉ hỏi:

“Tháng này công ty lãi bao nhiêu?”

Mà cần hỏi thêm:

“Tháng này công ty tạo ra bao nhiêu tiền?”

Và quan trọng hơn:

“Tiền của doanh nghiệp đang nằm ở đâu?”

Có thể nằm ở:

• Khách hàng chưa thanh toán.
• Hàng tồn kho.
• Tài sản cố định.
• Khoản tạm ứng.
• Khoản cho vay.
• Các dự án đầu tư.

Kết luận

Một doanh nghiệp có lợi nhuận vẫn có thể rơi vào tình trạng thiếu tiền, thậm chí mất khả năng thanh toán nếu không quản trị dòng tiền tốt.

Lợi nhuận phản ánh hiệu quả kinh doanh.

Dòng tiền phản ánh khả năng tồn tại và vận hành của doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có thể chịu lỗ trong một khoảng thời gian nhưng vẫn hoạt động nếu còn đủ dòng tiền.

Ngược lại, một doanh nghiệp đang có lợi nhuận vẫn có thể gặp khó khăn nghiêm trọng nếu không đủ tiền để trả lương, thanh toán nhà cung cấp, trả nợ và duy trì hoạt động.

Vì vậy, bên cạnh báo cáo doanh thu và lợi nhuận, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch dòng tiền tuần, quản lý công nợ, kiểm soát tồn kho và dự báo nhu cầu vốn lưu động.

Trong quản trị tài chính doanh nghiệp, có một câu hỏi mà người quản lý nên thường xuyên đặt ra:

“Doanh nghiệp đang có lợi nhuận, nhưng tiền đang nằm ở đâu?”

Trả lời được câu hỏi đó chính là bước đầu để quản trị dòng tiền hiệu quả và xây dựng một doanh nghiệp phát triển bền vững.