Cung cấp phần mềm kế toán

CUNG CẤP PHẦN MỀM KẾ TOÁN – CHỌN ĐÚNG GIẢI PHÁP, TRIỂN KHAI ĐÚNG NGAY TỪ ĐẦU

Phần mềm kế toán không chỉ là công cụ để nhập chứng từ và lập báo cáo thuế. Nếu được lựa chọn và thiết lập phù hợp, phần mềm còn giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho, dòng tiền và hiệu quả hoạt động.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã mua phần mềm nhưng vẫn phải quản lý bằng nhiều file Excel riêng. Dữ liệu nhập trùng, báo cáo không đúng nhu cầu, nhân sự không sử dụng hết tính năng hoặc không biết cách kiểm tra số liệu.

Nguyên nhân thường không nằm ở phần mềm mà ở quá trình lựa chọn và triển khai.

Dịch vụ cung cấp phần mềm kế toán của Tâm Anh kết hợp giữa giải pháp công nghệ và chuyên môn kế toán. Tâm Anh khảo sát mô hình hoạt động, tư vấn lựa chọn phần mềm, thiết lập dữ liệu, phân quyền người dùng và hướng dẫn vận hành theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

PHẦN MỀM KẾ TOÁN LÀ GÌ?

Phần mềm kế toán là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận, xử lý, lưu trữ và tổng hợp dữ liệu kế toán.

Tùy tính năng, phần mềm có thể hỗ trợ:

Quản lý thu, chi;
Quản lý tiền mặt và ngân hàng;
Theo dõi mua hàng và bán hàng;
Quản lý công nợ phải thu, phải trả;
Quản lý hàng tồn kho;
Theo dõi tài sản cố định;
Phân bổ công cụ dụng cụ và chi phí;
Tính giá thành;
Quản lý tiền lương;
Kê khai và đối chiếu thuế;
Lập báo cáo tài chính;
Lập báo cáo quản trị;
Phân quyền người dùng;
Lưu lại lịch sử thao tác;
Kết nối với các hệ thống khác khi được hỗ trợ.

Phần mềm không thay thế trách nhiệm và chuyên môn của người làm kế toán. Mọi số liệu ghi nhận vẫn phải có căn cứ, được kiểm tra và phản ánh đúng bản chất giao dịch.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN?

Giảm công việc nhập liệu lặp lại

Dữ liệu có thể được kế thừa giữa các phân hệ, hạn chế việc phải nhập cùng một giao dịch nhiều lần.

Kiểm soát số liệu tập trung

Tiền, công nợ, tồn kho, doanh thu và chi phí được theo dõi trên cùng một hệ thống thay vì phân tán ở nhiều file riêng.

Hỗ trợ đối chiếu

Phần mềm giúp kế toán đối chiếu giữa sổ tổng hợp, sổ chi tiết, báo cáo công nợ, tồn kho và báo cáo tài chính.

Lập báo cáo kịp thời

Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, doanh nghiệp có thể khai thác báo cáo nhanh hơn để phục vụ Ban Giám đốc.

Phân quyền và kiểm soát thao tác

Người dùng được cấp quyền theo chức năng, giúp hạn chế việc xem, sửa hoặc xóa dữ liệu ngoài phạm vi trách nhiệm.

Tạo nền tảng mở rộng

Hệ thống phù hợp có thể hỗ trợ doanh nghiệp khi tăng số lượng giao dịch, người dùng, kho hoặc chi nhánh.

DOANH NGHIỆP ĐANG DÙNG EXCEL CÓ NÊN CHUYỂN SANG PHẦN MỀM?

Tiêu chí	Quản lý bằng Excel	Phần mềm kế toán
Nhập liệu	Dễ nhập trùng hoặc sai công thức	Có hệ thống kiểm tra và liên kết dữ liệu
Phân quyền	Khó kiểm soát chi tiết	Có thể phân quyền theo người dùng
Lịch sử chỉnh sửa	Khó theo dõi đầy đủ	Có thể lưu vết theo chức năng phần mềm
Báo cáo	Phải tổng hợp thủ công	Có thể tổng hợp từ dữ liệu đã nhập
Công nợ	Theo dõi trên nhiều file	Theo dõi theo từng đối tượng
Tồn kho	Dễ chênh lệch giữa các bảng	Liên kết nhập, xuất và tồn
Sao lưu	Phụ thuộc người quản lý file	Có cơ chế sao lưu tùy giải pháp
Mở rộng	Khó quản lý khi dữ liệu tăng	Có thể nâng cấp theo nhu cầu

Excel vẫn hữu ích cho phân tích và báo cáo riêng. Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch và nhân sự tăng, việc sử dụng Excel làm hệ thống kế toán chính có thể tạo ra nhiều rủi ro về phiên bản, phân quyền và tính nhất quán.

KHÔNG CÓ PHẦN MỀM TỐT NHẤT CHO MỌI DOANH NGHIỆP

Phần mềm phù hợp phải đáp ứng mô hình và nhu cầu của người sử dụng. Một giải pháp nhiều tính năng chưa chắc hiệu quả nếu doanh nghiệp không cần hoặc không đủ nguồn lực vận hành.

Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên trả lời:

Đang hoạt động trong ngành nào?
Có bao nhiêu người sử dụng?
Có bao nhiêu kho và chi nhánh?
Có cần quản lý theo lô hoặc hạn sử dụng không?
Có phát sinh sản xuất và tính giá thành không?
Có quản lý theo dự án hoặc hợp đồng không?
Có giao dịch bằng ngoại tệ không?
Ban Giám đốc cần những báo cáo nào?
Có cần kết nối hóa đơn điện tử, ngân hàng hoặc bán hàng không?
Dữ liệu cần truy cập tại văn phòng hay từ xa?
Kế hoạch mở rộng trong hai đến ba năm tới như thế nào?

TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Phù hợp với ngành nghề

Doanh nghiệp thương mại cần quản lý kho và công nợ. Doanh nghiệp sản xuất cần tập hợp chi phí và tính giá thành. Doanh nghiệp dịch vụ có thể cần quản lý theo hợp đồng hoặc dự án.

Đáp ứng chế độ kế toán

Phần mềm cần hỗ trợ hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo phù hợp với chế độ doanh nghiệp đang áp dụng.

Từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng cần lưu ý các quy định tại Thông tư số 99/2025/TT-BTC. Tham khảo thông tin của Bộ Tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp.

Có khả năng phân quyền

Phần mềm nên cho phép phân quyền theo:

Công ty hoặc chi nhánh;
Phân hệ;
Chức năng;
Dữ liệu;
Thao tác xem, thêm, sửa, xóa hoặc phê duyệt.

Có lịch sử thao tác

Khả năng theo dõi người tạo, người sửa và thời điểm điều chỉnh giúp doanh nghiệp tăng cường kiểm soát dữ liệu.

Dễ sử dụng

Giao diện và quy trình phải phù hợp với năng lực của nhân sự. Một hệ thống quá phức tạp có thể làm tăng thời gian nhập liệu và nguy cơ sử dụng sai.

Có khả năng mở rộng

Doanh nghiệp nên xem xét khả năng bổ sung người dùng, kho, chi nhánh, phân hệ và dung lượng dữ liệu.

Hỗ trợ tích hợp

Tùy nhu cầu, phần mềm có thể cần kết nối với:

Hóa đơn điện tử;
Ngân hàng;
Phần mềm bán hàng;
Phần mềm nhân sự;
Quản lý kho;
Hệ thống quản trị;
Cổng kê khai thuế.

Khả năng tích hợp phụ thuộc vào từng phần mềm, nhà cung cấp và phạm vi triển khai.

Bảo mật và sao lưu

Doanh nghiệp cần xem xét:

Vị trí lưu trữ dữ liệu;
Cơ chế sao lưu;
Khả năng khôi phục;
Quyền truy cập;
Xác thực người dùng;
Cam kết bảo mật;
Khả năng xuất dữ liệu khi ngừng sử dụng.

Chất lượng hỗ trợ

Phần mềm kế toán liên quan trực tiếp đến hoạt động hằng ngày. Doanh nghiệp cần biết rõ kênh hỗ trợ, thời gian phản hồi, phạm vi bảo hành và chi phí duy trì.

PHẦN MỀM CÓ THAY THẾ KẾ TOÁN VIÊN KHÔNG?

Không. Phần mềm thực hiện xử lý dữ liệu theo cách được thiết lập và thông tin người dùng nhập vào.

Phần mềm không thể tự xác định đầy đủ:

Bản chất của giao dịch;
Tính hợp pháp của chứng từ;
Chi phí nào được tính khi xác định thuế;
Thời điểm phù hợp để ghi nhận;
Giao dịch nào có rủi ro;
Hồ sơ nào còn thiếu;
Cách xử lý nghiệp vụ đặc thù.

Do đó, hiệu quả của phần mềm phụ thuộc vào ba yếu tố:

Lựa chọn đúng giải pháp;
Thiết lập đúng hệ thống;
Người sử dụng có đủ kiến thức và tuân thủ quy trình.

PHẠM VI DỊCH VỤ CUNG CẤP PHẦN MỀM KẾ TOÁN CỦA TÂM ANH

1. Khảo sát nhu cầu

Tâm Anh tìm hiểu:

Mô hình hoạt động;
Quy mô giao dịch;
Số lượng người dùng;
Quy trình hiện tại;
Các phần hành cần quản lý;
Báo cáo Ban Giám đốc cần sử dụng;
Hệ thống phần mềm đang có;
Ngân sách dự kiến.

2. Tư vấn lựa chọn giải pháp

Tâm Anh phân tích ưu điểm, giới hạn và mức độ phù hợp của từng phương án để doanh nghiệp lựa chọn.

Nội dung tư vấn có thể gồm:

Hình thức cài đặt hoặc trực tuyến;
Số lượng người dùng;
Các phân hệ cần mua;
Khả năng mở rộng;
Yêu cầu tích hợp;
Chi phí bản quyền;
Chi phí triển khai và duy trì;
Yêu cầu về thiết bị và đường truyền.

3. Cung cấp bản quyền phần mềm

Sau khi doanh nghiệp lựa chọn, Tâm Anh phối hợp cung cấp gói phần mềm và bản quyền theo phạm vi thỏa thuận với đơn vị phát triển giải pháp.

Thông tin về phiên bản, thời hạn, người dùng và phạm vi tính năng cần được thể hiện rõ trong báo giá hoặc hợp đồng.

4. Thiết lập thông tin ban đầu

Thông tin doanh nghiệp;
Năm tài chính;
Đơn vị tiền tệ;
Chế độ kế toán;
Phương pháp tính giá;
Hệ thống tài khoản;
Mẫu chứng từ;
Tham số vận hành.

5. Chuẩn hóa danh mục

Tâm Anh hỗ trợ thiết lập:

Khách hàng;
Nhà cung cấp;
Nhân viên;
Sản phẩm và hàng hóa;
Kho;
Bộ phận;
Dự án;
Hợp đồng;
Tài khoản ngân hàng;
Tài sản;
Công cụ dụng cụ.

Danh mục cần được đặt mã theo nguyên tắc thống nhất để hạn chế trùng lặp và thuận tiện khi lập báo cáo.

6. Thiết lập số dư đầu kỳ

Tiền mặt;
Tiền gửi ngân hàng;
Công nợ;
Hàng tồn kho;
Tài sản cố định;
Công cụ dụng cụ;
Chi phí phân bổ;
Khoản vay;
Nghĩa vụ thuế;
Vốn chủ sở hữu;
Các tài khoản khác.

Số dư phải được đối chiếu với sổ sách, báo cáo tài chính và hồ sơ bàn giao trước khi đưa vào hệ thống mới.

7. Phân quyền người dùng

Quyền truy cập được thiết kế theo chức danh và trách nhiệm:

Người nhập liệu;
Người kiểm tra;
Người phê duyệt;
Kế toán tổng hợp;
Kế toán trưởng;
Ban Giám đốc;
Quản trị hệ thống.

8. Thiết lập quy trình

Tùy phần mềm, doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình:

Mua hàng;
Bán hàng;
Thu tiền;
Chi tiền;
Nhập và xuất kho;
Tạm ứng;
Thanh toán;
Quản lý tài sản;
Khóa sổ;
Phê duyệt chứng từ.

9. Chuyển đổi dữ liệu

Dữ liệu từ Excel hoặc phần mềm cũ được đánh giá trước khi chuyển đổi.

Doanh nghiệp cần xác định:

Chuyển toàn bộ hay chỉ chuyển số dư;
Thời điểm bắt đầu sử dụng;
Dữ liệu nào cần làm sạch;
Cách đối chiếu sau chuyển đổi;
Phương án lưu trữ dữ liệu cũ.

10. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

Nội dung đào tạo có thể gồm:

Quy trình đăng nhập và bảo mật;
Nhập chứng từ;
Kiểm tra dữ liệu;
Đối chiếu;
Sửa sai;
Khóa sổ;
Lập báo cáo;
Sao lưu và xuất dữ liệu;
Xử lý các tình huống thường gặp.

11. Hỗ trợ sau triển khai

Tâm Anh tiếp nhận các vấn đề liên quan đến cách vận hành kế toán và phối hợp với đơn vị phần mềm đối với lỗi hoặc tính năng kỹ thuật theo phạm vi thỏa thuận.

CÁC NHÓM GIẢI PHÁP PHẦN MỀM

Mô hình doanh nghiệp	Nhu cầu trọng tâm
Doanh nghiệp mới thành lập	Kế toán, thuế và báo cáo tài chính cơ bản
Doanh nghiệp thương mại	Bán hàng, công nợ và tồn kho
Doanh nghiệp dịch vụ	Hợp đồng, dự án, doanh thu và chi phí
Doanh nghiệp sản xuất	Nguyên vật liệu, sản xuất và giá thành
Doanh nghiệp nhiều chi nhánh	Dữ liệu tập trung và báo cáo theo đơn vị
Doanh nghiệp FDI	Ngoại tệ, báo cáo quản trị và phân quyền
Doanh nghiệp tăng trưởng	Tích hợp, tự động hóa và khả năng mở rộng

PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp có khả năng hỗ trợ hoặc tích hợp phù hợp với quy trình hóa đơn điện tử đang áp dụng.

Từ ngày 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được hướng dẫn tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.

Khi triển khai, cần kiểm tra:

Dữ liệu khách hàng;
Mã hàng hóa, dịch vụ;
Thuế suất;
Thời điểm lập hóa đơn;
Quyền phát hành;
Phương án xử lý sai sót;
Khả năng đồng bộ với doanh thu kế toán;
Việc lưu trữ và tra cứu hóa đơn.

NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG GẶP KHI MUA PHẦN MỀM

Chọn theo giá thấp nhất;
Mua quá nhiều tính năng không sử dụng;
Không khảo sát quy trình trước khi triển khai;
Không làm sạch dữ liệu cũ;
Nhập số dư đầu kỳ nhưng không đối chiếu;
Cấp quyền quá rộng;
Không quy định người chịu trách nhiệm;
Không tổ chức đào tạo;
Không vận hành thử;
Không có kế hoạch sao lưu;
Không xác định chi phí duy trì;
Không kiểm tra khả năng xuất dữ liệu.

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI TẠI TÂM ANH

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu

Tìm hiểu mô hình, người dùng, quy trình và mục tiêu triển khai.

Bước 2: Khảo sát hệ thống

Đánh giá dữ liệu, phần mềm hiện tại và khả năng tích hợp.

Bước 3: Đề xuất giải pháp

So sánh các phương án về tính năng, chi phí và khả năng mở rộng.

Bước 4: Cung cấp và thiết lập

Kích hoạt bản quyền, thiết lập thông tin, danh mục và phân quyền.

Bước 5: Nhập hoặc chuyển đổi dữ liệu

Đưa số dư, danh mục và dữ liệu cần thiết vào hệ thống.

Bước 6: Đào tạo và vận hành thử

Hướng dẫn người dùng nhập liệu, đối chiếu và lập báo cáo.

Bước 7: Nghiệm thu và bàn giao

Đối chiếu dữ liệu, ghi nhận các vấn đề và xác nhận phạm vi hoàn thành.

Bước 8: Hỗ trợ sau triển khai

Tiếp nhận vướng mắc và hỗ trợ doanh nghiệp ổn định vận hành.

SẢN PHẨM BÀN GIAO

Tùy phạm vi dịch vụ, doanh nghiệp có thể nhận được:

Tài khoản và bản quyền phần mềm;
Hồ sơ thông tin gói sử dụng;
Danh mục dữ liệu đã chuẩn hóa;
Số dư đầu kỳ đã nhập;
Danh sách người dùng và quyền truy cập;
Tài liệu hướng dẫn vận hành;
Quy trình nhập liệu và kiểm tra;
Biên bản đối chiếu dữ liệu;
Tài liệu đào tạo;
Biên bản nghiệm thu;
Thông tin về hỗ trợ và duy trì.

CHI PHÍ PHẦN MỀM ĐƯỢC XÁC ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?

Chi phí có thể phụ thuộc vào:

Phiên bản;
Số lượng người dùng;
Số công ty hoặc chi nhánh;
Phân hệ sử dụng;
Thời hạn bản quyền;
Dung lượng dữ liệu;
Nhu cầu tích hợp;
Khối lượng chuyển đổi dữ liệu;
Số buổi đào tạo;
Dịch vụ hỗ trợ;
Phí nâng cấp hoặc duy trì.

Doanh nghiệp nên đánh giá tổng chi phí sử dụng trong nhiều năm thay vì chỉ nhìn vào giá mua ban đầu.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Doanh nghiệp mới thành lập nên chọn phần mềm nào?

Cần căn cứ vào ngành nghề, số lượng giao dịch, nhu cầu quản lý kho, công nợ, giá thành và kế hoạch mở rộng. Không nên chọn chỉ dựa trên mức giá.

Phần mềm online có an toàn không?

Mức độ an toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp, cơ chế bảo mật, phân quyền, sao lưu và cách doanh nghiệp quản lý tài khoản người dùng.

Có thể chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm không?

Có thể đối với nhiều loại dữ liệu. Tuy nhiên, dữ liệu cần được kiểm tra, chuẩn hóa và đối chiếu trước khi nhập.

Có thể chuyển từ phần mềm cũ sang phần mềm mới không?

Có. Doanh nghiệp cần lựa chọn thời điểm chuyển đổi, xác định dữ liệu cần chuyển và có phương án lưu trữ hệ thống cũ.

Phần mềm có tự lập báo cáo tài chính không?

Phần mềm có thể tổng hợp báo cáo từ dữ liệu đã nhập. Người làm kế toán vẫn phải kiểm tra chứng từ, bút toán, số dư và các điều chỉnh cuối kỳ.

Mua phần mềm qua Tâm Anh có gì khác?

Tâm Anh tiếp cận từ nhu cầu kế toán và quản trị, hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn, thiết lập và vận hành giải pháp thay vì chỉ bàn giao tài khoản phần mềm.

PHẦN MỀM CHỈ PHÁT HUY GIÁ TRỊ KHI ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐÚNG

Một phần mềm phù hợp giúp doanh nghiệp giảm công việc thủ công, kiểm soát dữ liệu và cung cấp báo cáo kịp thời. Nhưng để đạt được điều đó, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng giải pháp, chuẩn hóa dữ liệu và đào tạo người sử dụng.

Liên hệ Tâm Anh để được khảo sát nhu cầu và tư vấn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp.

Số lần xem: 43

Dịch vụ khác