Tư vấn, thiết lập Hệ thống kế toán

TƯ VẤN, THIẾT LẬP BỘ MÁY KẾ TOÁN – XÂY NỀN TÀI CHÍNH VỮNG CHO DOANH NGHIỆP

Tuyển đủ nhân sự chưa đồng nghĩa doanh nghiệp đã có một bộ máy kế toán hiệu quả.

Nhiều doanh nghiệp có kế toán viên, kế toán tổng hợp và kế toán trưởng nhưng công việc vẫn chồng chéo; chứng từ chuyển về chậm; số liệu giữa kế toán, kinh doanh và kho không thống nhất; báo cáo không hoàn thành đúng hạn; sai sót không xác định được trách nhiệm.

Nguyên nhân thường không nằm ở số lượng nhân sự mà ở cách tổ chức bộ máy.

Một bộ máy kế toán hiệu quả phải trả lời rõ năm câu hỏi:

• Ai chịu trách nhiệm thực hiện?
• Ai kiểm tra và phê duyệt?
• Công việc được thực hiện theo quy trình nào?
• Dữ liệu được ghi nhận và lưu trữ ở đâu?
• Báo cáo nào phải hoàn thành và thời hạn là khi nào?

Dịch vụ tư vấn, thiết lập bộ máy kế toán của Tâm Anh giúp doanh nghiệp xây dựng cơ cấu nhân sự, phân công trách nhiệm, thiết lập quy trình, tổ chức dữ liệu và hình thành hệ thống báo cáo phù hợp với quy mô, ngành nghề cũng như định hướng phát triển.

THIẾT LẬP BỘ MÁY KẾ TOÁN LÀ GÌ?

Thiết lập bộ máy kế toán là quá trình tổ chức con người, chức danh, nhiệm vụ, quyền hạn, quy trình, công cụ và cơ chế kiểm soát để thực hiện toàn bộ công tác kế toán – tài chính của doanh nghiệp.

Một bộ máy kế toán hoàn chỉnh không chỉ bao gồm nhân sự mà cần có đầy đủ các thành phần:

1. Cơ cấu tổ chức;
2. Chức danh và mô tả công việc;
3. Phân quyền và trách nhiệm;
4. Quy trình thực hiện;
5. Hệ thống chứng từ;
6. Phần mềm và dữ liệu;
7. Cơ chế kiểm tra, phê duyệt;
8. Hệ thống báo cáo;
9. Lịch công việc định kỳ;
10. Tiêu chí đánh giá hiệu quả.

Theo Điều 49 Luật Kế toán, đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán. Điều 50 cũng quy định trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật trong việc tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự kế toán.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CẦN THIẾT LẬP BỘ MÁY KẾ TOÁN BÀI BẢN?

Phân định rõ trách nhiệm

Khi mỗi vị trí có phạm vi công việc cụ thể, doanh nghiệp có thể xác định ai thực hiện, ai kiểm tra và ai chịu trách nhiệm cuối cùng đối với từng nghiệp vụ.

Hạn chế công việc chồng chéo

Một nghiệp vụ không phải xử lý nhiều lần bởi nhiều người, trong khi các công việc quan trọng lại không có người phụ trách.

Tăng cường kiểm soát nội bộ

Người lập chứng từ, người phê duyệt, người giữ tài sản và người ghi sổ cần được phân tách phù hợp để hạn chế sai sót và nguy cơ gian lận.

Cung cấp báo cáo đúng hạn

Khi có lịch khóa sổ và thời hạn công việc rõ ràng, bộ phận kế toán có thể hoàn thành báo cáo kịp thời để phục vụ Ban Giám đốc.

Giảm phụ thuộc vào một cá nhân

Quy trình và dữ liệu được chuẩn hóa giúp công việc tiếp tục vận hành khi nhân sự nghỉ phép, nghỉ việc hoặc được điều chuyển.

Tạo nền tảng mở rộng doanh nghiệp

Cơ cấu kế toán được thiết kế có khả năng mở rộng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi tăng doanh thu, mở thêm chi nhánh hoặc phát triển ngành nghề mới.

DOANH NGHIỆP NÀO NÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ?

Doanh nghiệp mới thành lập

Cần xác định ngay từ đầu nên tuyển bao nhiêu nhân sự, giao những công việc gì và sử dụng phần mềm nào.

Doanh nghiệp đang tăng trưởng

Khối lượng giao dịch tăng nhanh khiến cơ cấu kế toán cũ không còn đáp ứng được yêu cầu quản lý.

Doanh nghiệp thường xuyên thay đổi nhân sự kế toán

Công việc phụ thuộc vào một số cá nhân, thiếu quy trình bàn giao và không có tài liệu hướng dẫn.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh

Cần phân định trách nhiệm giữa trụ sở chính, chi nhánh, cửa hàng, kho và các đơn vị trực thuộc.

Doanh nghiệp đang triển khai phần mềm mới

Cần chuẩn hóa danh mục, phân quyền người dùng, quy trình nhập liệu và trách nhiệm kiểm tra trước khi vận hành.

Doanh nghiệp có số liệu chưa thống nhất

Số liệu giữa kế toán, kinh doanh, kho, nhân sự và ngân hàng thường xuyên chênh lệch hoặc phải điều chỉnh nhiều lần.

Doanh nghiệp chuẩn bị kiểm toán, vay vốn hoặc gọi đầu tư

Cần nâng cao tính minh bạch của hồ sơ, số liệu, quy trình và cơ chế kiểm soát.

MỘT BỘ MÁY KẾ TOÁN HIỆU QUẢ GỒM NHỮNG VỊ TRÍ NÀO?

Cơ cấu cụ thể phụ thuộc vào ngành nghề, quy mô và khối lượng giao dịch. Một số vị trí thường gặp gồm:

Vị trí	Trách nhiệm chính
Kế toán trưởng	Tổ chức, kiểm soát và chịu trách nhiệm chuyên môn
Kế toán tổng hợp	Tổng hợp số liệu, khóa sổ và lập báo cáo
Kế toán thuế	Quản lý hóa đơn, kê khai và theo dõi nghĩa vụ thuế
Kế toán bán hàng	Kiểm soát đơn hàng, doanh thu và hóa đơn đầu ra
Kế toán công nợ	Theo dõi phải thu, phải trả và đối chiếu công nợ
Kế toán kho	Kiểm soát nhập, xuất, tồn và đối chiếu với thủ kho
Kế toán giá thành	Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
Kế toán thanh toán	Kiểm tra hồ sơ và thực hiện nghiệp vụ thu, chi
Kế toán tài sản	Theo dõi tài sản cố định, công cụ và chi phí phân bổ
Kế toán tiền lương	Tính lương, các khoản trích theo lương và nghĩa vụ liên quan
Kế toán quản trị	Lập ngân sách, phân tích và cung cấp báo cáo quản trị
Thủ quỹ	Quản lý, thu và chi tiền mặt theo chứng từ được duyệt

Doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải tuyển riêng cho từng vị trí. Một người có thể kiêm nhiệm nhiều phần hành nếu không vi phạm nguyên tắc kiểm soát và không thuộc trường hợp pháp luật hạn chế.

PHẠM VI DỊCH VỤ TƯ VẤN, THIẾT LẬP BỘ MÁY KẾ TOÁN

1. Khảo sát mô hình hoạt động

Tâm Anh tìm hiểu:

• Ngành nghề kinh doanh;
• Quy mô doanh thu;
• Số lượng chứng từ;
• Số lượng nhân sự;
• Số kho và chi nhánh;
• Phương thức bán hàng;
• Quy trình mua hàng;
• Đặc điểm sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ;
• Hệ thống phần mềm;
• Nhu cầu báo cáo của Ban Giám đốc.

Kết quả khảo sát là cơ sở để thiết kế bộ máy phù hợp, tránh tình trạng thừa người nhưng thiếu chức năng kiểm soát.

2. Đánh giá bộ máy hiện tại

Đối với doanh nghiệp đang hoạt động, Tâm Anh rà soát:

• Cơ cấu nhân sự;
• Năng lực từng vị trí;
• Khối lượng công việc;
• Mức độ chồng chéo;
• Các nhiệm vụ chưa có người phụ trách;
• Cơ chế kiểm tra và phê duyệt;
• Tiến độ hoàn thành báo cáo;
• Chất lượng dữ liệu;
• Mức độ phối hợp với các phòng ban.

3. Thiết kế sơ đồ tổ chức phòng kế toán

Cơ cấu được xây dựng theo nguyên tắc:

• Phù hợp với quy mô;
• Đáp ứng yêu cầu pháp luật;
• Phân tách chức năng hợp lý;
• Hạn chế cấp trung gian không cần thiết;
• Có khả năng mở rộng;
• Xác định rõ tuyến báo cáo;
• Không phụ thuộc quá mức vào một người.

4. Xây dựng chức danh và mô tả công việc

Mỗi vị trí được xác định:

• Mục tiêu công việc;
• Nhiệm vụ hằng ngày, tuần, tháng và năm;
• Quyền hạn;
• Trách nhiệm;
• Mối quan hệ phối hợp;
• Báo cáo phải thực hiện;
• Thời hạn hoàn thành;
• Tiêu chuẩn năng lực;
• Tiêu chí đánh giá kết quả.

5. Phân công và phân quyền

Tâm Anh hỗ trợ xây dựng ma trận phân công theo nguyên tắc:

• Người đề nghị không đồng thời là người phê duyệt;
• Người giữ tài sản không đồng thời kiểm soát toàn bộ sổ sách;
• Người lập chứng từ cần được kiểm tra bởi cấp phù hợp;
• Quyền truy cập phần mềm tương ứng với trách nhiệm;
• Giao dịch quan trọng phải có cấp phê duyệt rõ ràng.

Nghiệp vụ	Người thực hiện	Người kiểm tra	Người phê duyệt
Mua hàng	Bộ phận mua hàng	Kế toán/đơn vị sử dụng	Người có thẩm quyền
Nhập kho	Thủ kho	Kế toán kho	Quản lý liên quan
Thanh toán	Kế toán thanh toán	Kế toán trưởng	Giám đốc/người được ủy quyền
Bán hàng	Bộ phận kinh doanh	Kế toán bán hàng	Người có thẩm quyền
Thu tiền	Thủ quỹ/ngân hàng	Kế toán công nợ	Kế toán trưởng
Tính lương	Nhân sự/kế toán lương	Kế toán trưởng	Giám đốc

Ma trận thực tế sẽ được điều chỉnh theo quy mô và cơ cấu của từng doanh nghiệp.

6. Xây dựng quy trình phối hợp

Bộ máy kế toán không thể vận hành độc lập. Tâm Anh hỗ trợ thiết lập quy trình phối hợp giữa kế toán với:

• Kinh doanh;
• Mua hàng;
• Kho;
• Sản xuất;
• Nhân sự;
• Hành chính;
• Ban Giám đốc;
• Chi nhánh và cửa hàng.

Các quy trình trọng yếu thường gồm:

• Bán hàng và thu tiền;
• Mua hàng và thanh toán;
• Nhập, xuất và kiểm kê kho;
• Tạm ứng và hoàn ứng;
• Quản lý tài sản;
• Tính lương;
• Đối chiếu công nợ;
• Khóa sổ kế toán;
• Lập và phê duyệt báo cáo.

7. Thiết lập lịch công việc kế toán

Lịch công việc xác định rõ:

• Nhiệm vụ;
• Người phụ trách;
• Thời điểm bắt đầu;
• Thời hạn hoàn thành;
• Người kiểm tra;
• Sản phẩm bàn giao;
• Cách thức lưu trữ.

Lịch có thể được thiết kế theo ngày, tuần, tháng, quý và năm.

8. Thiết lập hệ thống báo cáo

Tùy nhu cầu, bộ máy kế toán được giao thực hiện:

• Báo cáo thu – chi;
• Báo cáo dòng tiền;
• Báo cáo công nợ;
• Báo cáo hàng tồn kho;
• Báo cáo doanh thu;
• Báo cáo chi phí;
• Báo cáo lợi nhuận;
• Báo cáo giá thành;
• Báo cáo ngân sách;
• Báo cáo thuế;
• Báo cáo tài chính;
• Báo cáo quản trị cho Ban Giám đốc.

9. Phân quyền phần mềm và dữ liệu

Tâm Anh phối hợp cùng doanh nghiệp:

• Thiết lập tài khoản người dùng;
• Phân quyền nhập, sửa, xóa và phê duyệt;
• Quy định thời điểm khóa dữ liệu;
• Kiểm soát việc điều chỉnh số liệu;
• Xây dựng quy tắc sao lưu;
• Chuẩn hóa danh mục dùng chung;
• Hạn chế tạo trùng khách hàng, nhà cung cấp và sản phẩm.

10. Đào tạo và bàn giao

Sau khi hoàn thành thiết kế, nhân sự được hướng dẫn:

• Nhiệm vụ của từng vị trí;
• Quy trình thực hiện;
• Cách sử dụng biểu mẫu;
• Thời hạn báo cáo;
• Cơ chế phối hợp;
• Phương pháp kiểm tra;
• Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ.

SẢN PHẨM DOANH NGHIỆP NHẬN ĐƯỢC

Tùy phạm vi hợp đồng, bộ hồ sơ bàn giao có thể gồm:

• Báo cáo đánh giá hiện trạng;
• Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán;
• Danh mục chức danh;
• Bản mô tả công việc;
• Ma trận phân công trách nhiệm;
• Ma trận phê duyệt;
• Lịch công việc kế toán;
• Danh mục báo cáo;
• Quy trình phối hợp;
• Bộ biểu mẫu sử dụng;
• Quy định luân chuyển chứng từ;
• Phương án phân quyền phần mềm;
• Hướng dẫn bàn giao khi thay đổi nhân sự;
• Kế hoạch đào tạo và vận hành thử.

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI CỦA TÂM ANH

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu

Tìm hiểu mục tiêu, vấn đề hiện tại và kỳ vọng của Ban Giám đốc.

Bước 2: Khảo sát thực tế

Phỏng vấn nhân sự, rà soát hồ sơ, quan sát quy trình và kiểm tra hệ thống dữ liệu.

Bước 3: Phân tích khoảng cách

So sánh giữa tình trạng hiện tại với mô hình bộ máy cần thiết.

Bước 4: Thiết kế phương án

Đề xuất cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự, chức danh, nhiệm vụ và tuyến báo cáo.

Bước 5: Xây dựng tài liệu

Hoàn thiện mô tả công việc, ma trận phân quyền, quy trình, biểu mẫu và lịch báo cáo.

Bước 6: Đào tạo và vận hành thử

Hướng dẫn nhân sự thực hiện, theo dõi kết quả và xử lý các vướng mắc.

Bước 7: Đánh giá sau triển khai

Kiểm tra mức độ tuân thủ, điều chỉnh những điểm chưa phù hợp và bàn giao chính thức.

LỢI ÍCH KHI THIẾT LẬP BỘ MÁY KẾ TOÁN BÀI BẢN

• Trách nhiệm của từng vị trí được xác định rõ;
• Hạn chế chồng chéo và bỏ sót công việc;
• Báo cáo được hoàn thành đúng thời hạn;
• Số liệu giữa các bộ phận được đối chiếu thường xuyên;
• Tăng cường kiểm soát tài sản, tiền và hàng tồn kho;
• Hạn chế phụ thuộc vào cá nhân;
• Thuận tiện khi tuyển dụng và bàn giao;
• Ban Giám đốc nhận được thông tin kịp thời;
• Nâng cao khả năng mở rộng quy mô;
• Tạo nền tảng cho kiểm toán, vay vốn và gọi đầu tư.

DẤU HIỆU DOANH NGHIỆP CẦN TỔ CHỨC LẠI BỘ MÁY KẾ TOÁN

• Không có sơ đồ tổ chức rõ ràng;
• Nhân sự không có bản mô tả công việc;
• Một người vừa lập, vừa kiểm tra và phê duyệt;
• Báo cáo thường xuyên chậm;
• Công việc phụ thuộc vào kế toán trưởng;
• Chứng từ lưu trữ thiếu hệ thống;
• Số liệu giữa kế toán và kho không khớp;
• Không có người theo dõi công nợ đến hạn;
• Nhân sự nghỉ việc nhưng không bàn giao đầy đủ;
• Phần mềm được cấp quyền quá rộng;
• Không có lịch khóa sổ;
• Ban Giám đốc không biết ai chịu trách nhiệm khi xảy ra sai sót.

Nếu doanh nghiệp có từ ba dấu hiệu trở lên, bộ máy kế toán nên được đánh giá và tổ chức lại.

VÌ SAO NÊN LỰA CHỌN TÂM ANH?

Thiết kế dựa trên thực tế

Tâm Anh khảo sát mô hình vận hành trước khi đề xuất cơ cấu, tránh áp dụng máy móc một mô hình cho mọi doanh nghiệp.

Kết hợp tổ chức và chuyên môn

Bộ máy được thiết kế đồng thời về nhân sự, nghiệp vụ, quy trình, dữ liệu, phần mềm và báo cáo.

Hướng đến khả năng vận hành

Sản phẩm tư vấn không chỉ là tài liệu. Nhân sự được hướng dẫn, vận hành thử và điều chỉnh trước khi bàn giao.

Phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp

Cơ cấu được đề xuất trên cơ sở cân đối giữa yêu cầu kiểm soát, khối lượng công việc và chi phí nhân sự.

Đồng hành theo từng giai đoạn

Tâm Anh có thể tiếp tục hỗ trợ rà soát, đào tạo, cung cấp dịch vụ kế toán hoặc kế toán trưởng theo nhu cầu.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Doanh nghiệp nhỏ có cần thiết lập bộ máy kế toán không?

Có. Bộ máy của doanh nghiệp nhỏ có thể tinh gọn nhưng vẫn cần xác định rõ trách nhiệm, quy trình và cơ chế kiểm soát.

Bao nhiêu nhân sự kế toán là phù hợp?

Không thể xác định chỉ dựa vào doanh thu. Cần xem xét số lượng giao dịch, ngành nghề, số kho, chi nhánh, mức độ tự động hóa và yêu cầu báo cáo.

Tâm Anh có hỗ trợ tuyển dụng nhân sự không?

Tùy phạm vi thỏa thuận, Tâm Anh có thể hỗ trợ xây dựng tiêu chuẩn chức danh, mô tả công việc, câu hỏi chuyên môn và tiêu chí đánh giá ứng viên.

Có phải thay toàn bộ nhân sự hiện tại không?

Không nhất thiết. Mục tiêu trước tiên là đánh giá đúng năng lực, phân công lại công việc và bổ sung những vị trí hoặc kỹ năng còn thiếu.

Thời gian thiết lập bộ máy kế toán mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào quy mô, số lượng nhân sự, mức độ phức tạp và tình trạng hiện tại của doanh nghiệp.

Sau khi bàn giao, Tâm Anh có tiếp tục hỗ trợ không?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hỗ trợ vận hành, rà soát định kỳ, đào tạo hoặc sử dụng các dịch vụ kế toán khác của Tâm Anh.

BỘ MÁY KẾ TOÁN TỐT KHÔNG NHẤT THIẾT PHẢI LỚN, NHƯNG PHẢI RÕ VÀ KIỂM SOÁT ĐƯỢC

Tâm Anh giúp doanh nghiệp xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, giảm phụ thuộc vào cá nhân, nâng cao chất lượng báo cáo và tạo nền tảng cho sự phát triển dài hạn.

Liên hệ Tâm Anh để được khảo sát hiện trạng và tư vấn phương án tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với doanh nghiệp.