Tư vấn chuyển đổi số

TƯ VẤN CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP: TỪ QUY TRÌNH ĐẾN QUẢN TRỊ SỐ

Chuyển đổi số đang trở thành một trong những yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp muốn tăng năng suất, kiểm soát chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Tuy nhiên, chuyển đổi số không đơn giản là mua một phần mềm ERP, CRM hay phần mềm kế toán.

Một doanh nghiệp có thể đầu tư rất nhiều phần mềm nhưng nhân viên vẫn nhập liệu Excel thủ công, dữ liệu giữa các phòng ban không đồng nhất, báo cáo quản trị chậm và Ban lãnh đạo vẫn không có số liệu kịp thời để ra quyết định.

Đó là lý do doanh nghiệp cần một lộ trình chuyển đổi số phù hợp với mô hình kinh doanh, bắt đầu từ quy trình và dữ liệu trước khi lựa chọn công nghệ.

1. Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì?

Có thể hiểu đơn giản:

Chuyển đổi số doanh nghiệp là quá trình sử dụng dữ liệu và công nghệ số để thay đổi cách doanh nghiệp quản lý, vận hành và ra quyết định.

Chuyển đổi số có thể tác động đến toàn bộ doanh nghiệp:

Bán hàng → mua hàng → kho → kế toán → tài chính → nhân sự → phê duyệt → quản lý công việc → chăm sóc khách hàng → báo cáo quản trị.

Mục tiêu cuối cùng không phải là có nhiều phần mềm hơn mà là:

Dữ liệu chính xác hơn – quy trình nhanh hơn – kiểm soát tốt hơn – giảm thao tác thủ công – Ban lãnh đạo có thông tin nhanh hơn để ra quyết định.

Chương trình Chuyển đổi số quốc gia tại Quyết định 749/QĐ-TTg xác định phát triển kinh tế số là một trong ba trụ cột của chuyển đổi số quốc gia, bên cạnh Chính phủ số và xã hội số.

2. Tư vấn chuyển đổi số là gì?

Tư vấn chuyển đổi số là quá trình đánh giá hiện trạng hoạt động của doanh nghiệp và xây dựng phương án ứng dụng công nghệ phù hợp với chiến lược, quy mô, nguồn lực và khả năng tài chính.

Đơn vị tư vấn không nên bắt đầu bằng câu hỏi:

“Doanh nghiệp muốn mua phần mềm nào?”

Mà nên bắt đầu từ:

“Doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì?”

Ví dụ:

• Ban Giám đốc không có báo cáo doanh thu theo ngày;
• Kế toán phải tổng hợp nhiều file Excel;
• Kinh doanh và kế toán có số liệu công nợ khác nhau;
• Kho và kế toán tồn kho không khớp;
• Đơn hàng phải gửi qua Zalo để duyệt;
• Một hóa đơn phải nhập lại dữ liệu nhiều lần;
• Không theo dõi được hiệu quả từng khách hàng;
• Không biết chính xác lợi nhuận từng sản phẩm;
• Dòng tiền thực tế khác kế hoạch;
• Hồ sơ lưu trữ phân tán;
• Quy trình phụ thuộc quá nhiều vào một nhân sự.

Từ các vấn đề này mới xác định quy trình nào cần chuẩn hóa, dữ liệu nào cần kết nối và phần mềm nào thực sự cần thiết.

3. Doanh nghiệp nào nên chuyển đổi số?

Hầu hết doanh nghiệp đều có thể ứng dụng chuyển đổi số nhưng mức độ triển khai không giống nhau.

Doanh nghiệp đặc biệt nên xem xét chuyển đổi số khi xuất hiện các dấu hiệu như:

Hiện trạng	Vấn đề
Phụ thuộc nhiều vào Excel	Khó kiểm soát phiên bản và dữ liệu
Duyệt bằng Zalo/email	Khó truy vết trách nhiệm
Nhập dữ liệu nhiều lần	Tốn nhân sự, dễ sai
Nhiều phần mềm riêng biệt	Dữ liệu không kết nối
Báo cáo chậm	Ban lãnh đạo ra quyết định muộn
Kho và kế toán lệch nhau	Rủi ro kiểm soát tài sản
Công nợ không được cảnh báo	Dễ phát sinh nợ quá hạn
Không có dashboard	Khó theo dõi KPI
Hồ sơ giấy quá nhiều	Tìm kiếm và lưu trữ mất thời gian
Quy trình phụ thuộc con người	Khó mở rộng quy mô

Doanh nghiệp càng phát triển nhanh thì những hạn chế này càng trở thành chi phí lớn.

4. Chuyển đổi số khác với số hóa như thế nào?

Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn.

Số hóa

Là chuyển thông tin từ dạng giấy hoặc thủ công sang dữ liệu điện tử.

Ví dụ:

Hóa đơn giấy → hóa đơn điện tử.

Hồ sơ giấy → file PDF.

Số hóa quy trình

Là đưa một quy trình đang thực hiện thủ công lên hệ thống.

Ví dụ:

Phiếu đề nghị thanh toán giấy → quy trình đề nghị và duyệt thanh toán online.

Chuyển đổi số

Là cấp độ cao hơn.

Doanh nghiệp sử dụng dữ liệu và công nghệ để thay đổi cách vận hành và quản trị.

Ví dụ:

Khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống có thể tự động:

Kiểm tra hạn mức công nợ → kiểm tra tồn kho → trình duyệt giá → tạo đơn → cập nhật doanh thu → cảnh báo công nợ → ghi nhận dữ liệu phục vụ báo cáo quản trị.

Đây mới là giá trị thực sự của chuyển đổi số.

5. Những lĩnh vực doanh nghiệp có thể chuyển đổi số

Bán hàng và khách hàng

Có thể triển khai CRM để quản lý:

• Khách hàng;
• Cơ hội bán hàng;
• Báo giá;
• Đơn hàng;
• Lịch sử giao dịch;
• Chăm sóc khách hàng;
• KPI nhân viên kinh doanh.

Mua hàng

Số hóa:

Đề nghị mua → lấy báo giá → lựa chọn nhà cung cấp → phê duyệt → đặt hàng → nhập hàng → thanh toán.

Quản lý kho

Doanh nghiệp có thể quản lý:

• Nhập – xuất – tồn;
• Số lô;
• Hạn sử dụng;
• Vị trí hàng hóa;
• Giá trị tồn kho;
• Hàng chậm luân chuyển;
• Mức tồn kho tối thiểu.

Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp dược phẩm, thực phẩm, thương mại và phân phối.

Kế toán – tài chính

Đây là một trong những lĩnh vực có khả năng chuyển đổi số mạnh nhất.

Doanh nghiệp có thể kết nối:

Bán hàng → hóa đơn → công nợ → ngân hàng → kế toán → thuế → báo cáo quản trị.

Mục tiêu là giảm nhập liệu lại và tạo ra một nguồn dữ liệu thống nhất.

Quản trị dòng tiền

Hệ thống có thể hỗ trợ theo dõi:

• Tiền mặt;
• Tiền gửi;
• Công nợ phải thu;
• Công nợ phải trả;
• Khoản vay;
• Lịch trả nợ;
• Dự báo dòng tiền;
• Kế hoạch thanh toán.

Nhân sự

Có thể số hóa:

Tuyển dụng → hồ sơ nhân sự → chấm công → nghỉ phép → tính lương → đánh giá KPI → đào tạo.

Quản lý văn bản và phê duyệt

Các quy trình như:

• Hợp đồng;
• Thanh toán;
• Tạm ứng;
• Mua hàng;
• Công tác;
• Chiết khấu;
• Chính sách bán hàng;

có thể được thiết lập theo luồng phê duyệt điện tử.

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024, tạo khung pháp lý quan trọng cho việc thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử.

6. Quy trình tư vấn chuyển đổi số doanh nghiệp

Một dự án chuyển đổi số hiệu quả nên triển khai theo từng giai đoạn.

Bước 1: Khảo sát hiện trạng

Đánh giá:

Mô hình kinh doanh – cơ cấu tổ chức – hệ thống phần mềm – dữ liệu – quy trình – nhân sự – báo cáo quản trị.

Không nên triển khai phần mềm trước khi hoàn thành bước này.

Bước 2: Vẽ lại quy trình hiện tại – AS IS

Xác định doanh nghiệp hiện đang vận hành như thế nào.

Ví dụ:

Khách đặt hàng ở đâu?

Ai kiểm tra giá?

Ai duyệt?

Ai kiểm tra công nợ?

Khi nào xuất kho?

Kế toán nhận thông tin vào thời điểm nào?

Mỗi dữ liệu được nhập bao nhiêu lần?

Từ đó xác định điểm nghẽn.

Bước 3: Thiết kế quy trình tương lai – TO BE

Loại bỏ các bước không tạo giá trị và xác định:

Ai thực hiện → ai kiểm tra → ai phê duyệt → dữ liệu phát sinh ở đâu → hệ thống nào xử lý.

Nguyên tắc quan trọng:

Chuẩn hóa trước – số hóa sau – tự động hóa cuối cùng.

Bước 4: Chuẩn hóa dữ liệu

Doanh nghiệp cần xây dựng danh mục thống nhất như:

• Mã khách hàng;
• Mã nhà cung cấp;
• Mã sản phẩm;
• Mã kho;
• Trung tâm chi phí;
• Phòng ban;
• Dự án;
• Nhân viên;
• Hệ thống tài khoản.

Dữ liệu không chuẩn thì phần mềm càng hiện đại cũng không tạo được báo cáo chính xác.

Bước 5: Lựa chọn giải pháp công nghệ

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần ERP lớn.

Có thể lựa chọn theo từng giai đoạn:

Excel nâng cao → phần mềm chuyên môn → Cloud → CRM → ERP → BI Dashboard → Workflow Automation → AI.

Giải pháp phải phù hợp với:

Quy mô doanh nghiệp + ngân sách + trình độ nhân sự + nhu cầu quản trị + khả năng tích hợp.

Bước 6: Triển khai và đo lường

Sau khi đưa hệ thống vào hoạt động cần theo dõi KPI.

Ví dụ:

Thời gian xử lý đơn hàng giảm bao nhiêu?

Thời gian lập báo cáo giảm bao nhiêu?

Bao nhiêu thao tác nhập liệu được loại bỏ?

Tỷ lệ công nợ quá hạn giảm thế nào?

Thời gian phê duyệt thanh toán giảm bao nhiêu?

Chuyển đổi số phải được đo bằng hiệu quả kinh doanh, không chỉ bằng việc hệ thống đã “go-live”.

7. 5 cấp độ chuyển đổi số doanh nghiệp có thể áp dụng

Doanh nghiệp không cần thực hiện tất cả cùng lúc.

Cấp độ 1 – Số hóa dữ liệu

Giảm giấy tờ, chuyển sang dữ liệu điện tử.

Cấp độ 2 – Số hóa quy trình

Đưa các quy trình bán hàng, mua hàng, thanh toán, nhân sự lên phần mềm.

Cấp độ 3 – Kết nối hệ thống

CRM – ERP – kế toán – ngân hàng – hóa đơn – kho kết nối dữ liệu.

Cấp độ 4 – Quản trị bằng dữ liệu

Ban lãnh đạo sử dụng dashboard và KPI theo thời gian gần thực.

Cấp độ 5 – Tự động hóa và AI

AI và automation hỗ trợ:

• Phân tích dữ liệu;
• Dự báo;
• Cảnh báo;
• Xử lý chứng từ;
• Tổng hợp báo cáo;
• Hỗ trợ ra quyết định.

Doanh nghiệp nên đi từng bước thay vì cố gắng “nhảy” trực tiếp lên AI khi dữ liệu nền chưa chuẩn.

8. Chuyển đổi số phòng kế toán – tài chính

Đây thường là điểm khởi đầu phù hợp đối với doanh nghiệp SME.

Một mô hình có thể hướng đến:

Đơn hàng → xuất kho → hóa đơn → công nợ → thu tiền → ngân hàng → kế toán → báo cáo quản trị.

Khi dữ liệu được kết nối, CFO hoặc Ban Giám đốc có thể theo dõi:

• Doanh thu;
• Gross Profit;
• EBITDA;
• Chi phí;
• Công nợ;
• Tồn kho;
• Dòng tiền;
• Vay ngân hàng;
• Lợi nhuận theo sản phẩm;
• Lợi nhuận theo khách hàng;
• Lợi nhuận theo kênh bán hàng.

Như vậy kế toán không chỉ làm nhiệm vụ ghi nhận giao dịch đã xảy ra, mà dữ liệu kế toán trở thành công cụ hỗ trợ quản trị và ra quyết định.

9. Những sai lầm thường gặp khi chuyển đổi số

Mua phần mềm trước khi chuẩn hóa quy trình

Hệ quả là doanh nghiệp đưa một quy trình đang bất hợp lý lên phần mềm.

Chuyển đổi số chỉ là việc của IT

Thực tế đây là dự án quản trị doanh nghiệp, trong đó lãnh đạo và các phòng nghiệp vụ phải tham gia.

Triển khai quá nhiều hệ thống cùng lúc

Nhân viên dễ phản ứng và doanh nghiệp khó kiểm soát thay đổi.

Không chuẩn hóa dữ liệu

Cùng một khách hàng nhưng có nhiều mã khác nhau khiến báo cáo sai lệch.

Không có người chịu trách nhiệm dự án

Dự án kéo dài vì không có người đủ thẩm quyền đưa ra quyết định.

Không đo lường hiệu quả

Go-live phần mềm không có nghĩa dự án thành công.

10. Chuyển đổi số có tốn nhiều chi phí không?

Không nhất thiết.

Chi phí phụ thuộc vào quy mô và mức độ chuyển đổi.

Một doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu từ:

Chuẩn hóa quy trình + Cloud + phần mềm kế toán + CRM + quản lý công việc + dashboard.

Doanh nghiệp lớn hơn có thể triển khai:

ERP + CRM + HRM + DMS + BI + Workflow + Data Warehouse + AI.

Quan trọng nhất không phải là “phần mềm bao nhiêu tiền” mà là:

Doanh nghiệp đang chi bao nhiêu tiền cho những quy trình thủ công, sai sót, dữ liệu trùng lặp và những quyết định được đưa ra quá chậm?

Đây mới là cơ sở để đánh giá ROI của chuyển đổi số.

11. Doanh nghiệp nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?

Doanh nghiệp SME nên ưu tiên theo nguyên tắc:

Vấn đề lớn nhất + dễ triển khai nhất + tạo hiệu quả nhanh nhất.

Ví dụ:

Giai đoạn 1: Kế toán – hóa đơn – ngân hàng – công nợ.

Giai đoạn 2: Bán hàng – CRM – kho.

Giai đoạn 3: Mua hàng – thanh toán – phê duyệt.

Giai đoạn 4: HRM – KPI – quản lý công việc.

Giai đoạn 5: BI Dashboard – dữ liệu quản trị – AI.

Cách làm theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp giảm rủi ro đầu tư và tạo kết quả thực tế sớm hơn.

12. Khung pháp lý và định hướng về chuyển đổi số

Chuyển đổi số tại Việt Nam đang được thúc đẩy trong một hệ thống chính sách ngày càng hoàn thiện.

Đáng chú ý có:

Quyết định 749/QĐ-TTg ngày 03/06/2020 phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

Quyết định 411/QĐ-TTg ngày 31/03/2022 phê duyệt Chiến lược quốc gia phát triển kinh tế số và xã hội số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2024, điều chỉnh việc thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử.

Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2025, quy định về dữ liệu số, quản trị, xử lý, sử dụng và bảo vệ dữ liệu số.

Đối với doanh nghiệp, điều này cho thấy chuyển đổi số không chỉ liên quan đến công nghệ mà ngày càng gắn chặt với quản trị dữ liệu, giao dịch điện tử, bảo mật và tuân thủ pháp luật.

13. Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số doanh nghiệp của Tâm Anh

Chuyển đổi số hiệu quả nên bắt đầu từ việc hiểu cách doanh nghiệp đang vận hành.

Tâm Anh tiếp cận chuyển đổi số theo hướng:

QUẢN TRỊ → QUY TRÌNH → DỮ LIỆU → CÔNG NGHỆ → ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ.

Các nội dung tư vấn có thể bao gồm:

• Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp;
• Rà soát quy trình vận hành;
• Chuẩn hóa quy trình kế toán – tài chính;
• Quy trình mua hàng – bán hàng – kho;
• Quy trình thanh toán và phê duyệt;
• Chuẩn hóa dữ liệu quản trị;
• Xây dựng hệ thống báo cáo KPI;
• Tư vấn lựa chọn phần mềm;
• Kết nối dữ liệu giữa các bộ phận;
• Thiết kế dashboard quản trị;
• Tư vấn kiểm soát nội bộ;
• Ứng dụng tự động hóa và AI phù hợp.

Mục tiêu không phải biến doanh nghiệp thành một công ty công nghệ, mà giúp doanh nghiệp vận hành nhanh hơn, kiểm soát tốt hơn và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Liên hệ Tâm Anh để được đánh giá hiện trạng và xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp với quy mô, ngân sách và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ TƯ VẤN CHUYỂN ĐỔI SỐ

Chuyển đổi số có phải mua ERP không?

Không. ERP chỉ là một trong nhiều công cụ. Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu và chuẩn hóa quy trình trước khi quyết định triển khai ERP.

Doanh nghiệp nhỏ có cần chuyển đổi số không?

Có. Doanh nghiệp nhỏ thậm chí có lợi thế vì quy trình chưa quá phức tạp và có thể triển khai từng phần với chi phí phù hợp.

Nên chuyển đổi số bộ phận nào trước?

Nên ưu tiên bộ phận có nhiều thao tác thủ công, tạo nhiều dữ liệu và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền hoặc khách hàng. Với nhiều SME, bán hàng – kho – kế toán – công nợ – dòng tiền là nhóm nên ưu tiên.

Chuyển đổi số mất bao lâu?

Không có thời gian cố định. Doanh nghiệp nên chia thành từng dự án nhỏ thay vì triển khai toàn bộ hệ thống trong một lần.

AI có phải là chuyển đổi số không?

AI là một công nghệ hỗ trợ chuyển đổi số. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa dữ liệu và quy trình trước khi triển khai AI ở quy mô lớn.

Chuyển đổi số thành công được đo bằng gì?

Nên đo bằng KPI thực tế như giảm thời gian xử lý, giảm nhập liệu, giảm sai sót, tăng năng suất, giảm công nợ quá hạn, tăng tốc độ lập báo cáo và nâng cao khả năng ra quyết định.