KHI NÀO DOANH NGHIỆP NÊN THUÊ DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI?
Doanh nghiệp mới thành lập thường đứng trước một câu hỏi:
Nên tuyển kế toán nội bộ hay thuê dịch vụ kế toán trọn gói?
Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều giao dịch, số lượng hóa đơn còn ít, chưa cần một bộ máy kế toán hoàn chỉnh nhưng vẫn phải đảm bảo kê khai thuế, sổ sách, báo cáo tài chính và tuân thủ quy định pháp luật, thì thuê dịch vụ kế toán là một phương án đáng cân nhắc.
Ngược lại, khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn, số lượng giao dịch nhiều, cần kiểm soát tồn kho, công nợ, giá thành, dòng tiền và báo cáo quản trị hằng ngày, doanh nghiệp có thể cần kết hợp kế toán nội bộ + đơn vị tư vấn bên ngoài.
Vậy khi nào doanh nghiệp thực sự nên thuê dịch vụ kế toán trọn gói?
Dưới đây là những dấu hiệu dễ nhận biết nhất.
1. Doanh nghiệp mới thành lập và chưa cần tuyển kế toán toàn thời gian
Đây là trường hợp phù hợp nhất để sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói.
Doanh nghiệp mới thường có:
- Ít hóa đơn;
- Ít nhân sự;
- Chưa phát sinh nhiều giao dịch;
- Chưa có nhiều tài sản;
- Chưa có kho phức tạp;
- Chưa cần báo cáo quản trị hằng ngày.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải tổ chức công tác kế toán và thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến:
Hóa đơn → chứng từ → thuế GTGT → thuế TNCN → thuế TNDN → sổ kế toán → báo cáo tài chính → quyết toán thuế.
Nếu tuyển một kế toán toàn thời gian ngay từ đầu, chi phí có thể chưa tương xứng với khối lượng công việc thực tế.
Trong trường hợp này, thuê dịch vụ kế toán trọn gói giúp doanh nghiệp:
Có người phụ trách chuyên môn nhưng không phải duy trì toàn bộ chi phí của một vị trí nhân sự nội bộ.
2. Chủ doanh nghiệp không có chuyên môn về kế toán – thuế
Không phải chủ doanh nghiệp nào cũng cần trở thành chuyên gia kế toán.
Nhưng chủ doanh nghiệp cần biết:
- Công ty đang có nghĩa vụ thuế gì;
- Khi nào phải kê khai;
- Chi phí nào có rủi ro;
- Hóa đơn nào cần kiểm tra;
- Dòng tiền có hợp lý không;
- Công ty đang lời hay lỗ;
- Có khoản thuế nào chưa nộp không.
Nếu doanh nghiệp không có người đủ chuyên môn theo dõi, nguy cơ sai sót sẽ tăng lên.
Đặc biệt, một lỗi kế toán nhỏ nếu kéo dài nhiều năm có thể trở thành một vấn đề lớn khi:
Quyết toán thuế – kiểm tra thuế – vay ngân hàng – gọi vốn – chuyển nhượng doanh nghiệp – M&A.
Dịch vụ kế toán tốt không chỉ “nộp tờ khai”, mà phải giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi trở thành rủi ro.
3. Khối lượng chứng từ chưa đủ để tuyển kế toán nội bộ
Giả sử doanh nghiệp mỗi tháng chỉ có:
- 20 hóa đơn đầu ra;
- 50 hóa đơn đầu vào;
- 01 tài khoản ngân hàng;
- 05 nhân viên;
- Không có kho phức tạp.
Khối lượng công việc này có thể chưa đủ để sử dụng hết thời gian của một nhân viên kế toán toàn thời gian.
Trong khi đó, khi tuyển kế toán nội bộ, doanh nghiệp phải tính đến:
Lương + BHXH + thiết bị + phần mềm + tuyển dụng + đào tạo + nghỉ phép + thay thế nhân sự.
Vì vậy, doanh nghiệp nên so sánh:
Chi phí thực tế của một nhân sự kế toán
với
Chi phí thuê ngoài tương ứng với đúng khối lượng công việc cần xử lý.
Không nên chỉ so sánh mức phí dịch vụ với mức lương cơ bản.
4. Doanh nghiệp muốn tập trung nguồn lực cho kinh doanh
Giai đoạn đầu, nguồn lực của doanh nghiệp thường rất hạn chế.
Chủ doanh nghiệp phải tập trung vào:
- Sản phẩm;
- Khách hàng;
- Doanh thu;
- Marketing;
- Tuyển nhân sự;
- Vận hành;
- Dòng tiền.
Nếu người sáng lập phải dành quá nhiều thời gian kiểm tra hóa đơn, hỏi cách kê khai thuế, xử lý lỗi phần mềm hoặc tìm hiểu từng quy định kế toán, hiệu quả sử dụng thời gian sẽ rất thấp.
Thuê ngoài kế toán giúp doanh nghiệp chuyển một phần công việc chuyên môn sang đơn vị chuyên trách.
Chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào câu hỏi quan trọng hơn:
Làm thế nào để tăng doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền?
5. Doanh nghiệp thường xuyên bị trễ hạn kê khai thuế
Một dấu hiệu rõ ràng cho thấy doanh nghiệp nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán là:
Thường xuyên đến gần hạn mới bắt đầu tập hợp hóa đơn và chứng từ.
Ví dụ:
- Không nhớ hạn khai thuế;
- Không kiểm tra thông báo của cơ quan thuế;
- Hóa đơn đầu vào gửi rải rác;
- Không đối chiếu ngân hàng;
- Không theo dõi công nợ;
- Đến cuối năm mới làm sổ kế toán.
Cách vận hành này rất dễ dẫn đến:
Kê khai sai → kê khai chậm → điều chỉnh nhiều lần → mất dữ liệu → khó lập báo cáo tài chính.
Một đơn vị kế toán chuyên nghiệp cần có Tax Calendar – lịch thuế và hệ thống nhắc việc để kiểm soát thời hạn cho khách hàng.
6. Doanh nghiệp không chắc sổ sách hiện tại có đúng hay không
Nhiều doanh nghiệp vẫn nộp tờ khai đúng hạn nhưng không biết:
Sổ kế toán có thực sự đúng không?
Đây là hai vấn đề khác nhau.
Một công ty có thể nộp đầy đủ:
- Thuế GTGT;
- Thuế TNCN;
- Báo cáo tài chính;
nhưng bên trong vẫn tồn tại:
- Công nợ âm;
- Tiền mặt quá lớn;
- Tồn kho không thực tế;
- Tài sản chưa ghi nhận;
- Chi phí không đủ hồ sơ;
- Doanh thu sai thời điểm;
- Vốn góp chưa đúng;
- Khoản vay không có chứng từ.
Nếu doanh nghiệp không có người đủ chuyên môn kiểm tra, thuê dịch vụ kế toán hoặc dịch vụ rà soát sổ sách là lựa chọn phù hợp.
7. Kế toán nghỉ việc hoặc doanh nghiệp thường xuyên thay kế toán
Đây là một trong những rủi ro lớn nhất của doanh nghiệp nhỏ.
Khi một kế toán nghỉ việc, doanh nghiệp có thể phát hiện:
- Không biết mật khẩu phần mềm;
- Không biết chứng từ lưu ở đâu;
- Không có bàn giao;
- Không biết tờ khai nào đã nộp;
- Sổ kế toán chưa hoàn thiện;
- Chưa đối chiếu công nợ;
- File Excel phụ thuộc hoàn toàn vào người cũ.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên thay kế toán, thuê một đơn vị kế toán bên ngoài có quy trình và đội ngũ dự phòng sẽ giúp giảm phụ thuộc vào một cá nhân.
Đây là giá trị rất lớn của mô hình thuê ngoài:
Doanh nghiệp thuê một hệ thống, không chỉ thuê một người.
8. Doanh nghiệp cần giảm chi phí vận hành
Dịch vụ kế toán trọn gói có thể giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí so với việc xây dựng phòng kế toán đầy đủ.
Ví dụ, một vị trí kế toán nội bộ có thể phát sinh:
Lương + BHXH + máy tính + phần mềm + văn phòng + tuyển dụng + đào tạo + quản lý.
Trong khi thuê ngoài, doanh nghiệp trả mức phí theo:
- Quy mô;
- Số lượng hóa đơn;
- Doanh thu;
- Ngành nghề;
- Mức độ phức tạp;
- Phạm vi công việc.
Tuy nhiên, giá rẻ không nên là tiêu chí quan trọng nhất.
Nếu doanh nghiệp tiết kiệm vài triệu đồng tiền phí nhưng phát sinh một sai sót thuế lớn thì tổng chi phí thực tế sẽ cao hơn rất nhiều.
9. Doanh nghiệp bắt đầu phát sinh nhiều vấn đề thuế phức tạp
Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng đơn vị chuyên môn khi phát sinh các giao dịch như:
- Giao dịch liên kết;
- Vay nước ngoài;
- Nhà thầu nước ngoài;
- Xuất nhập khẩu;
- Thương mại điện tử;
- Nhiều chi nhánh;
- Nhiều tỉnh thành;
- Hợp đồng phức tạp;
- Chiết khấu thương mại;
- Hàng khuyến mại;
- Hàng trả lại;
- Chuyển nhượng vốn;
- Đầu tư tài chính.
Lúc này, doanh nghiệp không chỉ cần người nhập liệu mà cần người có khả năng:
Đọc hợp đồng → hiểu giao dịch → xác định bản chất kế toán → đánh giá tác động thuế.
Đây là thời điểm dịch vụ kế toán cần chuyển từ mức “ghi sổ” sang tư vấn kế toán – thuế.
10. Doanh nghiệp chuẩn bị vay ngân hàng
Khi vay ngân hàng, báo cáo tài chính trở thành một tài liệu rất quan trọng.
Ngân hàng có thể xem xét:
- Doanh thu;
- Lợi nhuận;
- EBITDA;
- Công nợ;
- Tồn kho;
- Vốn chủ sở hữu;
- Dư nợ;
- Dòng tiền;
- Khả năng trả nợ.
Nếu kế toán chỉ làm báo cáo với mục tiêu “nộp thuế cho xong”, số liệu có thể không phản ánh tốt năng lực tài chính thực tế của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chuẩn bị vay ngân hàng nên rà soát lại:
Báo cáo tài chính → thuế → công nợ → tồn kho → dòng tiền → hồ sơ vay.
Một hệ thống kế toán tốt giúp doanh nghiệp dễ chứng minh năng lực tài chính hơn.
11. Doanh nghiệp cần gọi vốn hoặc tìm nhà đầu tư
Nhà đầu tư không chỉ nhìn doanh thu.
Họ thường muốn biết:
- Doanh thu có thật không?
- Lợi nhuận bao nhiêu?
- Công nợ thế nào?
- Dòng tiền ra sao?
- Công ty có nghĩa vụ thuế tiềm ẩn không?
- Có khoản chi phí nào không được ghi nhận đúng không?
- Sổ sách có đủ để thực hiện Due Diligence không?
Nếu doanh nghiệp dự kiến gọi vốn, nên chuẩn hóa kế toán trước khi nhà đầu tư bắt đầu kiểm tra.
Không nên chờ đến lúc Due Diligence mới bắt đầu sửa lại dữ liệu nhiều năm.
12. Doanh nghiệp muốn có báo cáo quản trị nhưng kế toán hiện tại chỉ làm thuế
Đây là tình trạng khá phổ biến.
Chủ doanh nghiệp hỏi:
Tháng này lời bao nhiêu?
Kế toán trả lời:
“Cuối quý em mới biết.”
Hoặc:
Sản phẩm nào đang lãi nhất?
“Phần mềm chưa theo dõi.”
Hoặc:
Khách hàng nào đang chiếm dụng vốn nhiều nhất?
“Phải xuất Excel mới kiểm tra.”
Đây là dấu hiệu doanh nghiệp đã cần nâng cấp từ:
KẾ TOÁN THUẾ
sang:
KẾ TOÁN QUẢN TRỊ.
Một đơn vị dịch vụ phù hợp có thể hỗ trợ thiết kế thêm:
- Báo cáo doanh thu;
- Báo cáo chi phí;
- Lợi nhuận;
- Công nợ;
- Tồn kho;
- Dòng tiền;
- KPI tài chính.
13. Khi nào KHÔNG nên chỉ sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói?
Không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp với mô hình thuê ngoài hoàn toàn.
Nếu doanh nghiệp có:
- Hàng nghìn giao dịch mỗi ngày;
- Kho lớn;
- Nhiều chi nhánh;
- Sản xuất phức tạp;
- Tính giá thành;
- Nhiều bộ phận;
- Dòng tiền lớn;
- Nhu cầu báo cáo hằng ngày;
thì doanh nghiệp thường nên có bộ phận kế toán nội bộ.
Tuy nhiên, vẫn có thể thuê đơn vị bên ngoài để:
Soát xét → tư vấn thuế → kiểm soát nội bộ → CFO → lập báo cáo quản trị → hỗ trợ quyết toán.
Mô hình phù hợp lúc này là:
Kế toán nội bộ + chuyên gia tư vấn bên ngoài.
14. Thuê kế toán trọn gói khác gì tuyển kế toán nội bộ?
|
Tiêu chí |
Kế toán nội bộ |
Dịch vụ kế toán |
|
Chi phí cố định |
Cao hơn |
Thường linh hoạt |
|
Có mặt tại công ty |
Có |
Không thường xuyên |
|
Xử lý vận hành hàng ngày |
Tốt |
Phụ thuộc phạm vi hợp đồng |
|
Chuyên môn nhiều lĩnh vực |
Phụ thuộc cá nhân |
Có đội ngũ |
|
Rủi ro nghỉ việc |
Có |
Thấp hơn |
|
Tư vấn thuế |
Tùy năng lực |
Thường là thế mạnh |
|
Bảo mật |
Quản trị nội bộ |
Cần hợp đồng và quy trình |
|
Phù hợp |
DN vừa/lớn |
SME, doanh nghiệp mới |
Không có mô hình nào tốt tuyệt đối.
Quan trọng là doanh nghiệp chọn mô hình phù hợp với quy mô và giai đoạn phát triển.
15. Dịch vụ kế toán trọn gói thường gồm những gì?
Một gói dịch vụ đầy đủ có thể bao gồm:
Hàng tháng/quý
- Tiếp nhận hóa đơn;
- Kiểm tra chứng từ;
- Hạch toán kế toán;
- Khai thuế GTGT;
- Khai thuế TNCN;
- Theo dõi thuế phải nộp;
- Theo dõi công nợ;
- Kiểm tra hóa đơn.
Cuối năm
- Khóa sổ;
- Rà soát chi phí;
- Quyết toán thuế TNDN;
- Quyết toán thuế TNCN;
- Lập báo cáo tài chính;
- Hoàn thiện sổ kế toán.
Tư vấn
- Thuế;
- Hóa đơn;
- Hợp đồng;
- Chi phí;
- Chứng từ;
- Lao động – tiền lương;
- Rủi ro giao dịch.
Tuy nhiên, phạm vi dịch vụ của từng đơn vị có thể khác nhau.
Doanh nghiệp cần đọc kỹ hợp đồng để biết:
Việc nào đã bao gồm – việc nào tính phí riêng.
16. 10 dấu hiệu doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán ngay
Doanh nghiệp nên cân nhắc khi có từ 3 dấu hiệu trở lên:
- Mới thành lập.
- Chưa có kế toán chuyên môn.
- Ít hóa đơn.
- Không nhớ lịch kê khai thuế.
- Không biết sổ sách hiện tại có đúng không.
- Kế toán vừa nghỉ việc.
- Muốn giảm chi phí.
- Chuẩn bị vay ngân hàng.
- Chuẩn bị gọi vốn.
- Chủ doanh nghiệp muốn có người tư vấn thuế thường xuyên.
Nếu doanh nghiệp có nhiều dấu hiệu trên, chi phí thuê dịch vụ thường nhỏ hơn rủi ro của việc để hệ thống kế toán vận hành không kiểm soát.
17. Cách lựa chọn đơn vị dịch vụ kế toán uy tín
Không nên chỉ hỏi:
“Một tháng bao nhiêu tiền?”
Hãy hỏi thêm:
Ai là người chịu trách nhiệm hồ sơ?
Cần có đầu mối rõ ràng.
Có người kiểm tra cấp cao hơn không?
Mô hình tốt nên có:
Người làm → người kiểm tra → người tư vấn.
Có quy trình bàn giao chứng từ không?
Chứng từ phải được quản lý rõ ràng.
Có cảnh báo rủi ro không?
Một đơn vị tốt không chỉ làm theo dữ liệu khách hàng gửi mà còn phải cảnh báo vấn đề.
Có hỗ trợ khi cơ quan thuế làm việc không?
Cần quy định rõ trong hợp đồng.
Có bảo mật dữ liệu không?
Đây là điều bắt buộc phải xem xét.
Có báo cáo định kỳ cho chủ doanh nghiệp không?
Nếu chủ doanh nghiệp chỉ biết rằng “đã nộp thuế rồi” thì dịch vụ vẫn chưa tạo đủ giá trị quản trị.
18. Những sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán giá rẻ
Chọn theo giá thấp nhất
Một số dịch vụ có thể chỉ thực hiện kê khai tối thiểu nhưng không hoàn thiện sổ sách đầy đủ.
Không ký hợp đồng rõ phạm vi
Khi phát sinh quyết toán thuế mới phát hiện dịch vụ không bao gồm hỗ trợ.
Không kiểm tra năng lực đơn vị cung cấp
Doanh nghiệp giao toàn bộ dữ liệu tài chính cho một đơn vị nhưng không biết ai chịu trách nhiệm.
Không yêu cầu bàn giao dữ liệu định kỳ
Đến khi chấm dứt dịch vụ mới không lấy được dữ liệu.
Nghĩ rằng thuê ngoài thì chủ doanh nghiệp không cần quan tâm
Thuê dịch vụ không có nghĩa doanh nghiệp chuyển toàn bộ trách nhiệm pháp lý sang đơn vị dịch vụ.
Chủ doanh nghiệp vẫn cần hiểu các số liệu quan trọng và kiểm soát hệ thống.
19. Mô hình kế toán phù hợp theo từng giai đoạn doanh nghiệp
Có thể tham khảo:
Giai đoạn 1 – Doanh nghiệp mới
→ Dịch vụ kế toán trọn gói.
Giai đoạn 2 – Doanh nghiệp bắt đầu tăng trưởng
→ Kế toán nội bộ cơ bản + dịch vụ soát xét thuế.
Giai đoạn 3 – Doanh nghiệp quy mô vừa
→ Phòng kế toán + Kế toán trưởng/CFO + tư vấn chuyên môn bên ngoài.
Giai đoạn 4 – Doanh nghiệp lớn
→ Bộ máy tài chính – kế toán hoàn chỉnh + kiểm toán + tư vấn thuế.
Không nên xây dựng bộ máy quá lớn khi doanh nghiệp còn nhỏ, nhưng cũng không nên giữ mô hình thuê ngoài hoàn toàn khi hoạt động đã vượt quá khả năng xử lý của dịch vụ.
20. Tâm Anh – Dịch vụ kế toán trọn gói không chỉ dừng ở kê khai thuế
Tâm Anh định hướng dịch vụ kế toán theo 03 cấp độ:
ĐÚNG → KIỂM SOÁT → QUẢN TRỊ.
Đúng
Đảm bảo:
Hóa đơn – chứng từ – kê khai – sổ sách – báo cáo tài chính được thực hiện đúng quy định.
Kiểm soát
Rà soát:
Doanh thu – chi phí – công nợ – tồn kho – tiền – thuế – hợp đồng.
Quản trị
Hỗ trợ chủ doanh nghiệp nhìn thấy:
Doanh nghiệp đang lời bao nhiêu → tiền nằm ở đâu → khách hàng đang nợ bao nhiêu → dòng tiền tháng tới thế nào → rủi ro nào cần xử lý.
Tâm Anh cung cấp dịch vụ:
Kế toán trọn gói → báo cáo thuế → báo cáo tài chính → quyết toán thuế → rà soát sổ sách → tư vấn thuế → tư vấn tài chính → kiểm soát nội bộ → hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành.
Một dịch vụ kế toán tốt không chỉ giúp doanh nghiệp “không bị phạt thuế”, mà còn giúp chủ doanh nghiệp hiểu được những con số đang nói gì về tình hình kinh doanh của mình.
Bạn đang phân vân nên tuyển kế toán hay thuê ngoài? Liên hệ Tâm Anh để được đánh giá khối lượng công việc và lựa chọn mô hình kế toán phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Công ty mới thành lập có nên thuê dịch vụ kế toán không?
Có, đặc biệt khi số lượng giao dịch còn ít và chưa cần kế toán làm việc toàn thời gian. Đây thường là giai đoạn phù hợp nhất để sử dụng dịch vụ trọn gói.
Doanh nghiệp chưa có doanh thu có cần kế toán không?
Có. Doanh nghiệp vẫn phát sinh vốn góp, chi phí, tài khoản ngân hàng, hóa đơn đầu vào và các nghĩa vụ kế toán – thuế.
Thuê dịch vụ kế toán có cần tuyển thêm kế toán không?
Tùy quy mô. Doanh nghiệp nhỏ có thể thuê ngoài hoàn toàn. Khi khối lượng giao dịch tăng, có thể bố trí nhân sự nội bộ phối hợp với đơn vị dịch vụ.
Dịch vụ kế toán có chịu trách nhiệm khi làm sai không?
Trách nhiệm của đơn vị dịch vụ phụ thuộc hợp đồng và quy định pháp luật. Vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị chuyên nghiệp, hợp đồng rõ phạm vi công việc, trách nhiệm và nguyên tắc bồi thường.
Bao lâu nên thay từ dịch vụ kế toán sang kế toán nội bộ?
Không có mốc doanh thu cố định. Nên xem xét khi doanh nghiệp cần kế toán xử lý công việc hàng ngày, lượng chứng từ lớn, kho – công nợ phức tạp hoặc Ban lãnh đạo cần báo cáo quản trị liên tục.
Doanh nghiệp có kế toán nội bộ rồi có cần thuê dịch vụ bên ngoài không?
Có thể cần. Đơn vị bên ngoài có thể đóng vai trò soát xét độc lập, tư vấn thuế, kiểm soát rủi ro, hỗ trợ quyết toán hoặc CFO tư vấn.
Số lần xem: 23
