Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào mới nhất doanh nghiệp cần biết

Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào là gì ? Quy định doanh nghiệp cần biết

Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào có được khấu trừ hay không là vấn đề doanh nghiệp và kế toán cần đặc biệt lưu ý khi kiểm tra hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp và kê khai thuế.

Một hóa đơn có thuế GTGT không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chắc chắn được khấu trừ toàn bộ số thuế trên hóa đơn. Để được khấu trừ, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế GTGT.

Vậy điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào là gì? Hãy cùng Tâm Anh tìm hiểu chi tiết.

1. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào là gì?

Hiểu đơn giản, khấu trừ thuế GTGT đầu vào là việc doanh nghiệp được trừ số thuế GTGT đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh khỏi số thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Ví dụ:

Doanh nghiệp trong kỳ có:

Thuế GTGT đầu ra: 100 triệu đồng
Thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ: 60 triệu đồng

Số thuế GTGT doanh nghiệp phải nộp:

100 triệu đồng – 60 triệu đồng = 40 triệu đồng

Như vậy, việc kiểm soát đúng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào có ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế mà doanh nghiệp phải nộp.

2. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Theo quy định hiện hành, để thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, doanh nghiệp cần lưu ý các nhóm điều kiện cơ bản sau.

Điều kiện 1: Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thuộc đối tượng được khấu trừ

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT về nguyên tắc được xem xét khấu trừ theo quy định.

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được sử dụng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT, doanh nghiệp phải xác định phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp không nên hiểu rằng:

“Có hóa đơn GTGT là được khấu trừ.”

Cơ quan thuế có thể xem xét bản chất khoản chi, mục đích sử dụng và hồ sơ chứng minh hàng hóa, dịch vụ thực tế phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Điều kiện 2: Có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế hợp pháp

Doanh nghiệp phải có một trong các chứng từ theo quy định, chẳng hạn:

Hóa đơn GTGT hợp pháp đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước;
Chứng từ nộp thuế GTGT đối với hàng hóa nhập khẩu;
Chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài trong trường hợp pháp luật quy định;
Các chứng từ hợp pháp khác theo từng trường hợp cụ thể.

Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định riêng về hóa đơn, chứng từ nộp thuế trong điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại Điều 25.

Kế toán cần kiểm tra các thông tin quan trọng trên hóa đơn như:

Tên doanh nghiệp;
Mã số thuế;
Nội dung hàng hóa, dịch vụ;
Giá trị trước thuế;
Thuế suất;
Tiền thuế GTGT;
Thời điểm lập hóa đơn;
Tính hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Nếu hóa đơn không hợp pháp, không phản ánh giao dịch thực tế hoặc thuộc trường hợp pháp luật không cho phép khấu trừ thì doanh nghiệp có nguy cơ bị loại thuế GTGT đầu vào khi cơ quan thuế kiểm tra.

Điều kiện 3: Hóa đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là điểm doanh nghiệp đặc biệt cần lưu ý.

Theo quy định hiện hành, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ các trường hợp pháp luật có quy định riêng.

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được hướng dẫn tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

Ví dụ:

Công ty A mua máy tính của Công ty B:

Giá chưa thuế: 10.000.000 đồng
Thuế GTGT: 1.000.000 đồng
Tổng thanh toán: 11.000.000 đồng

Do tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định để được xem xét khấu trừ 1.000.000 đồng thuế GTGT đầu vào.

Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt, khoản thuế GTGT đầu vào có thể không đủ điều kiện khấu trừ.

3. Thanh toán không dùng tiền mặt được hiểu như thế nào?

Thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ đơn thuần là “chuyển khoản ngân hàng”.

Tùy từng trường hợp, hình thức thanh toán phải đáp ứng quy định của pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt và quy định về thuế GTGT.

Trong thực tế, doanh nghiệp nên ưu tiên:

Tài khoản của doanh nghiệp mua → thanh toán cho bên bán → có đầy đủ chứng từ ngân hàng → nội dung chuyển tiền phù hợp với hóa đơn/hợp đồng.

Đối với những phương thức thanh toán đặc biệt như:

Bù trừ công nợ;
Thanh toán qua bên thứ ba;
Cấn trừ giữa tiền hàng và khoản vay;
Ủy quyền thanh toán;
Trả chậm, trả góp;

doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hồ sơ và điều kiện pháp lý tương ứng trước khi thực hiện.

4. Hàng mua trả chậm, trả góp có được khấu trừ thuế GTGT không?

Có thể được khấu trừ nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, nếu chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng thì doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Tuy nhiên, khi đến hạn thanh toán, nếu doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ đối với phần giá trị không đáp ứng điều kiện.

Nếu sau đó doanh nghiệp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ thì được kê khai khấu trừ lại theo kỳ phát sinh chứng từ thanh toán.

Quy định này đã được làm rõ tại Nghị định 144/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 20/06/2026.

Ví dụ:

Ngày 10/07/2026, doanh nghiệp mua hàng:

Tổng giá trị thanh toán: 110 triệu đồng;
Hợp đồng quy định thanh toán vào ngày 10/10/2026.

Tại thời điểm nhận hàng, nếu đáp ứng các điều kiện khác, doanh nghiệp có thể kê khai thuế GTGT đầu vào.

Đến ngày 10/10/2026, nếu doanh nghiệp thanh toán đúng quy định bằng phương thức không dùng tiền mặt thì tiếp tục đảm bảo điều kiện khấu trừ.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt thì phải xem xét điều chỉnh phần thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.

5. Có được chia một hóa đơn thành nhiều lần thanh toán dưới 5 triệu đồng để trả tiền mặt không?

Doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng.

Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt được xem xét căn cứ vào giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào theo quy định, không đơn giản căn cứ vào số tiền của từng lần doanh nghiệp thanh toán.

Ví dụ:

Một hóa đơn có tổng giá trị thanh toán là 12 triệu đồng.

Doanh nghiệp không nên hiểu rằng có thể:

Lần 1 trả tiền mặt: 4 triệu đồng;
Lần 2 trả tiền mặt: 4 triệu đồng;
Lần 3 trả tiền mặt: 4 triệu đồng;

thì sẽ được xem là ba khoản thanh toán dưới 5 triệu đồng.

Bản chất giao dịch và giá trị mua hàng vẫn phải được xem xét theo quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

6. Những trường hợp thuế GTGT đầu vào thường bị loại

Trong thực tế, một số lỗi doanh nghiệp thường gặp gồm:

Hóa đơn không hợp pháp hoặc hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế;
Hàng hóa, dịch vụ mua vào không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thuộc đối tượng được khấu trừ;
Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên nhưng thanh toán không đáp ứng điều kiện không dùng tiền mặt;
Hồ sơ mua hàng không đầy đủ;
Nội dung hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán không thống nhất;
Không chứng minh được hàng hóa thực tế đã mua hoặc dịch vụ thực tế đã cung cấp;
Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp khác để hợp thức hóa chi phí;
Không thực hiện điều chỉnh thuế GTGT đầu vào khi đến hạn thanh toán nhưng không có chứng từ thanh toán theo quy định;
Phân bổ thuế GTGT đầu vào chưa chính xác đối với doanh nghiệp vừa có hoạt động chịu thuế vừa có hoạt động không chịu thuế GTGT.

Doanh nghiệp vì vậy không nên chỉ kiểm tra hóa đơn mà cần kiểm tra toàn bộ chuỗi chứng từ của giao dịch.

7. Bộ hồ sơ doanh nghiệp nên lưu để bảo vệ khoản thuế GTGT đầu vào

Tùy tính chất giao dịch, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ:

Hợp đồng kinh tế;
Phụ lục hợp đồng;
Đơn đặt hàng;
Báo giá;
Hóa đơn GTGT;
Phiếu nhập kho;
Phiếu xuất kho;
Biên bản giao nhận hàng hóa;
Biên bản nghiệm thu dịch vụ;
Chứng từ vận chuyển;
Chứng từ thanh toán;
Sao kê ngân hàng;
Hồ sơ đối chiếu công nợ;
Email, tài liệu hoặc các chứng từ khác chứng minh giao dịch thực tế.

Nguyên tắc nên nhớ:

Có hóa đơn chưa đủ – doanh nghiệp cần chứng minh được giao dịch có thật, phục vụ hoạt động kinh doanh và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định.

8. Phân biệt “được tính chi phí” và “được khấu trừ thuế GTGT”

Đây là vấn đề nhiều chủ doanh nghiệp thường nhầm lẫn.

Một khoản chi có thể liên quan đến hoạt động kinh doanh nhưng:

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào;
Điều kiện xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp;

là hai vấn đề pháp lý khác nhau.

Do đó, kế toán không nên kết luận rằng:

“Khoản này được tính chi phí nên chắc chắn được khấu trừ VAT.”

Hoặc ngược lại.

Mỗi sắc thuế có các điều kiện và quy định riêng cần kiểm tra.

9. Những lưu ý quan trọng cho kế toán và chủ doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro bị loại thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát tối thiểu theo nguyên tắc:

Bước 1: Kiểm tra nhà cung cấp.

Bước 2: Kiểm tra hợp đồng và chứng từ mua hàng.

Bước 3: Kiểm tra hóa đơn điện tử.

Bước 4: Kiểm tra hàng hóa, dịch vụ có phục vụ hoạt động kinh doanh hay không.

Bước 5: Kiểm tra giá trị hóa đơn có thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt hay không.

Bước 6: Đối chiếu hóa đơn – hợp đồng – công nợ – ngân hàng.

Bước 7: Lưu hồ sơ đầy đủ để phục vụ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Đặc biệt, từ khi ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt giảm xuống 5 triệu đồng, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại quy trình thanh toán nội bộ để tránh trường hợp nhân viên hoặc kế toán vẫn áp dụng thói quen theo ngưỡng cũ.

10. Câu hỏi thường gặp về khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Hóa đơn dưới 5 triệu đồng trả tiền mặt có được khấu trừ thuế GTGT không?

Về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới ngưỡng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không bị ràng buộc bởi điều kiện này. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện khác về hóa đơn, chứng từ và mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ.

Hóa đơn trên 5 triệu đồng trả tiền mặt có được khấu trừ VAT không?

Trường hợp thuộc đối tượng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nhưng doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt thì có nguy cơ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp có được khấu trừ VAT không?

Đối với trường hợp mua trả chậm, trả góp, nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng thì doanh nghiệp có thể được khấu trừ khi đáp ứng các điều kiện theo quy định. Khi đến hạn thanh toán phải kiểm tra điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của giám đốc có được khấu trừ VAT không?

Không nên mặc nhiên xem mọi trường hợp chuyển từ tài khoản cá nhân là đủ điều kiện. Cần kiểm tra hình thức ủy quyền, thỏa thuận trong hồ sơ, chứng từ thanh toán và quy định áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.

Có hóa đơn GTGT hợp pháp là chắc chắn được khấu trừ không?

Không. Hóa đơn chỉ là một trong các điều kiện. Doanh nghiệp còn phải xem xét mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ, chứng từ thanh toán và các điều kiện khác theo quy định.

11. Kết luận

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào không chỉ dừng lại ở việc doanh nghiệp có hóa đơn GTGT.

Để hạn chế rủi ro thuế, doanh nghiệp cần đồng thời kiểm soát:

Hóa đơn hợp pháp + giao dịch thực tế + phục vụ hoạt động kinh doanh + hồ sơ đầy đủ + phương thức thanh toán đúng quy định.

Đặc biệt, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Việc xây dựng quy trình kiểm tra chứng từ ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế đáng kể nguy cơ bị loại thuế GTGT đầu vào, truy thu thuế và phát sinh tiền chậm nộp khi cơ quan thuế kiểm tra.

Tâm Anh – Chuyện Doanh Nghiệp

Đồng hành cùng doanh nghiệp trong kế toán – thuế – tài chính – quản trị.

Số lần xem: 28