Dịch vụ kế toán nội bộ chuyên sâu

DỊCH VỤ KẾ TOÁN NỘI BỘ CHUYÊN SÂU – BIẾN SỐ LIỆU THÀNH CÔNG CỤ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Doanh thu tăng nhưng doanh nghiệp vẫn thiếu tiền. Báo cáo thể hiện có lợi nhuận nhưng công nợ ngày càng lớn. Hàng tồn kho trên sổ sách không khớp thực tế. Chi phí phát sinh liên tục nhưng không xác định được bộ phận, sản phẩm hoặc khách hàng nào đang làm giảm hiệu quả kinh doanh.

Đây không đơn thuần là vấn đề kê khai thuế. Đó là dấu hiệu cho thấy hệ thống kế toán nội bộ chưa cung cấp đủ thông tin để Ban Giám đốc kiểm soát hoạt động và đưa ra quyết định.

Dịch vụ kế toán nội bộ chuyên sâu của Tâm Anh giúp doanh nghiệp tổ chức lại dữ liệu tài chính, kiểm soát doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho và dòng tiền; đồng thời xây dựng hệ thống báo cáo quản trị phù hợp với mô hình hoạt động thực tế.

Mục tiêu không chỉ là ghi nhận đúng những giao dịch đã xảy ra, mà còn giúp doanh nghiệp hiểu nguyên nhân, nhận diện rủi ro và chủ động cho những quyết định sắp tới.

KẾ TOÁN NỘI BỘ CHUYÊN SÂU LÀ GÌ?

Kế toán nội bộ chuyên sâu là hoạt động thu thập, xử lý, kiểm tra và phân tích thông tin tài chính phát sinh trong doanh nghiệp nhằm phục vụ công tác điều hành.

Khác với kế toán thuế tập trung vào việc kê khai và thực hiện nghĩa vụ với cơ quan nhà nước, kế toán nội bộ hướng đến việc trả lời các câu hỏi của nhà quản lý:

Doanh nghiệp đang lãi hay lỗ thực tế?
Lợi nhuận đến từ sản phẩm, khách hàng hoặc kênh bán hàng nào?
Chi phí nào đang vượt định mức hoặc ngân sách?
Công nợ nào sắp đến hạn hoặc có nguy cơ khó thu?
Lượng hàng tồn kho hiện tại có phù hợp với kế hoạch kinh doanh?
Dòng tiền có đủ đáp ứng các nghĩa vụ trong những tháng tới?
Bộ phận nào đang hoạt động hiệu quả?
Khi nào doanh nghiệp cần bổ sung vốn lưu động?

Một hệ thống kế toán nội bộ tốt phải cung cấp số liệu đúng, đủ, kịp thời và có khả năng hỗ trợ quyết định.

KẾ TOÁN NỘI BỘ KHÁC KẾ TOÁN THUẾ NHƯ THẾ NÀO?

Tiêu chí	Kế toán thuế	Kế toán nội bộ chuyên sâu
Mục tiêu	Thực hiện nghĩa vụ kê khai và báo cáo	Phục vụ quản lý và điều hành
Đối tượng sử dụng	Cơ quan thuế và cơ quan quản lý	Ban Giám đốc, chủ doanh nghiệp, trưởng bộ phận
Phạm vi dữ liệu	Chứng từ đáp ứng yêu cầu kế toán, thuế	Toàn bộ dữ liệu vận hành có liên quan
Thời gian báo cáo	Theo kỳ kê khai và kỳ kế toán	Hằng ngày, tuần, tháng hoặc theo yêu cầu
Nội dung	Thuế, sổ kế toán, báo cáo tài chính	Doanh thu, chi phí, công nợ, tồn kho, dòng tiền, ngân sách
Mức độ chi tiết	Theo hệ thống tài khoản kế toán	Theo sản phẩm, khách hàng, nhân viên, bộ phận, dự án hoặc kênh bán
Giá trị mang lại	Hỗ trợ tuân thủ	Hỗ trợ kiểm soát và ra quyết định

Doanh nghiệp cần cả hai hệ thống. Số liệu nội bộ và số liệu kế toán – thuế phải được tổ chức nhất quán, có đối chiếu và giải trình rõ ràng.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CẦN KẾ TOÁN NỘI BỘ CHUYÊN SÂU?

Không thể quản trị chỉ bằng số dư tài khoản ngân hàng

Tiền trong tài khoản không phản ánh đầy đủ tình hình tài chính. Doanh nghiệp có thể đang có tiền nhưng đồng thời phải thanh toán nhiều khoản nợ, lương, thuế hoặc đơn hàng trong thời gian ngắn.

Kế toán nội bộ cần lập kế hoạch dòng tiền để xác định thời điểm thừa, thiếu tiền và nhu cầu vốn lưu động.

Doanh thu cao chưa chắc lợi nhuận tốt

Một sản phẩm có doanh thu lớn nhưng tỷ lệ chiết khấu, chi phí bán hàng, hàng trả lại hoặc thời gian thu hồi công nợ cao có thể không mang lại hiệu quả như kỳ vọng.

Doanh nghiệp cần phân tích doanh thu và lợi nhuận theo từng đối tượng thay vì chỉ nhìn vào tổng số cuối tháng.

Công nợ không được kiểm soát sẽ làm mất dòng tiền

Doanh nghiệp bán được hàng nhưng không thu được tiền đúng hạn vẫn có thể gặp khó khăn trong thanh toán. Kế toán nội bộ phải theo dõi tuổi nợ, hạn thanh toán, hạn mức tín dụng và lịch sử thanh toán của từng khách hàng.

Tồn kho không chính xác ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận

Chênh lệch giữa kho thực tế và sổ sách có thể dẫn đến sai giá vốn, sai lợi nhuận và không chủ động được kế hoạch mua hàng.

Hàng tồn kho cần được theo dõi theo mã hàng, lô, kho, vị trí, thời gian lưu kho và tình trạng sử dụng tùy theo đặc điểm doanh nghiệp.

Ban Giám đốc cần thông tin kịp thời

Báo cáo được lập sau khi sự việc đã xảy ra quá lâu sẽ mất giá trị quản trị. Hệ thống kế toán nội bộ cần quy định rõ lịch khóa sổ, thời hạn báo cáo và trách nhiệm cung cấp dữ liệu của từng bộ phận.

PHẠM VI DỊCH VỤ KẾ TOÁN NỘI BỘ CHUYÊN SÂU

1. Tổ chức hệ thống kế toán nội bộ

Khảo sát mô hình hoạt động và luồng giao dịch;
Thiết lập danh mục tài khoản, mã khách hàng, nhà cung cấp và sản phẩm;
Xây dựng mã bộ phận, dự án, hợp đồng hoặc kênh bán hàng;
Thiết kế quy trình tiếp nhận và luân chuyển chứng từ;
Phân công trách nhiệm giữa kế toán và các bộ phận;
Thiết lập lịch khóa sổ và báo cáo định kỳ.

2. Quản lý doanh thu và bán hàng

Theo dõi đơn hàng, giao hàng, hóa đơn và thanh toán;
Đối chiếu doanh thu giữa bộ phận kinh doanh và kế toán;
Quản lý chiết khấu, khuyến mại, hàng trả lại và giảm giá;
Phân tích doanh thu theo sản phẩm, khách hàng, nhân viên hoặc khu vực;
Kiểm tra điều kiện ghi nhận doanh thu;
Theo dõi doanh thu chưa thực hiện khi có phát sinh.

3. Quản lý công nợ phải thu

Theo dõi công nợ chi tiết theo khách hàng và hợp đồng;
Lập báo cáo tuổi nợ;
Cảnh báo các khoản sắp đến hạn và quá hạn;
Đối chiếu công nợ định kỳ;
Theo dõi hạn mức tín dụng khách hàng;
Phối hợp xây dựng kế hoạch thu hồi công nợ.

4. Quản lý mua hàng và công nợ phải trả

Đối chiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, nhập kho và hóa đơn;
Theo dõi công nợ theo nhà cung cấp;
Lập lịch thanh toán;
Kiểm tra điều kiện và hồ sơ thanh toán;
Theo dõi tạm ứng, hoàn ứng và các khoản trả trước;
Cảnh báo khoản phải trả đến hạn.

5. Quản lý hàng tồn kho

Theo dõi nhập, xuất và tồn kho;
Đối chiếu giữa kế toán và thủ kho;
Kiểm soát hàng chậm luân chuyển;
Theo dõi hàng hư hỏng, hết hạn hoặc mất phẩm chất;
Tổ chức kiểm kê định kỳ;
Phân tích vòng quay hàng tồn kho;
Hỗ trợ xác định mức tồn kho phù hợp.

6. Kế toán chi phí và giá thành

Tập hợp chi phí theo sản phẩm, đơn hàng, dự án hoặc bộ phận;
Phân bổ chi phí chung;
Xác định giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ;
So sánh chi phí thực tế với định mức;
Phân tích nguyên nhân biến động giá thành;
Xác định điểm hòa vốn và biên lợi nhuận.

7. Quản lý dòng tiền

Tổng hợp thu, chi thực tế;
Lập kế hoạch dòng tiền tuần, tháng và quý;
Dự báo thời điểm thiếu hụt tiền;
Theo dõi số dư tiền mặt và ngân hàng;
Kiểm soát đề nghị thanh toán;
Đánh giá nhu cầu vốn lưu động;
Phân tích vòng quay tiền mặt.

8. Quản lý tài sản và công cụ dụng cụ

Theo dõi tình trạng tăng, giảm và điều chuyển tài sản;
Quản lý hồ sơ bàn giao;
Tính và kiểm tra khấu hao;
Theo dõi chi phí chờ phân bổ;
Kiểm kê tài sản;
Cảnh báo tài sản không còn sử dụng hoặc thiếu hồ sơ.

9. Ngân sách và kiểm soát chi phí

Phối hợp lập ngân sách doanh thu, chi phí và dòng tiền;
Theo dõi ngân sách theo bộ phận;
So sánh số thực tế với kế hoạch;
Phân tích nguyên nhân chênh lệch;
Cảnh báo các khoản chi vượt ngân sách;
Đề xuất điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

10. Báo cáo quản trị

Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn các báo cáo:

Báo cáo kết quả kinh doanh;
Báo cáo dòng tiền;
Báo cáo công nợ;
Báo cáo hàng tồn kho;
Báo cáo doanh thu và lợi nhuận theo sản phẩm;
Báo cáo chi phí theo bộ phận;
Báo cáo ngân sách và thực tế;
Báo cáo hiệu quả dự án;
Báo cáo các chỉ số tài chính;
Báo cáo cảnh báo rủi ro.

SẢN PHẨM BÀN GIAO ĐỀ XUẤT

Báo cáo	Tần suất đề xuất	Giá trị quản trị
Báo cáo thu – chi	Hằng ngày hoặc tuần	Kiểm soát biến động tiền
Dự báo dòng tiền	Tuần hoặc tháng	Chủ động kế hoạch thanh toán
Báo cáo công nợ	Tuần hoặc tháng	Theo dõi thu hồi và thanh toán
Báo cáo tồn kho	Tuần hoặc tháng	Kiểm soát lượng hàng và vòng quay
Báo cáo doanh thu	Tuần hoặc tháng	Đánh giá kết quả bán hàng
Báo cáo lợi nhuận	Hằng tháng	Xác định hiệu quả kinh doanh
Báo cáo chi phí	Hằng tháng	Phát hiện khoản chi bất thường
Báo cáo ngân sách	Hằng tháng	So sánh kế hoạch và thực tế
Báo cáo quản trị tổng hợp	Hằng tháng	Hỗ trợ quyết định của Ban Giám đốc

Tần suất và biểu mẫu được thiết kế theo quy mô, ngành nghề và nhu cầu quản lý của từng khách hàng.

DOANH NGHIỆP NÀO NÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ?

Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh;
Công ty có nhiều sản phẩm, khách hàng hoặc kênh bán hàng;
Doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho lớn;
Công ty thường xuyên phát sinh công nợ;
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh;
Công ty sản xuất cần tính giá thành;
Doanh nghiệp kinh doanh theo dự án hoặc hợp đồng;
Ban Giám đốc chưa nhận được báo cáo quản trị đúng hạn;
Số liệu giữa kế toán, kinh doanh và kho thường xuyên chênh lệch;
Doanh nghiệp chưa đủ nguồn lực xây dựng phòng kế toán quản trị riêng.

DẤU HIỆU HỆ THỐNG KẾ TOÁN NỘI BỘ ĐANG CÓ VẤN ĐỀ

Không xác định được lợi nhuận theo từng sản phẩm;
Báo cáo thường xuyên chậm;
Công nợ kế toán không khớp với khách hàng;
Kho thực tế khác với số liệu phần mềm;
Không có dự báo dòng tiền;
Chi phí vượt kế hoạch nhưng không rõ nguyên nhân;
Nhiều khoản tạm ứng chưa được hoàn ứng;
Chứng từ tập trung xử lý vào cuối tháng;
Số liệu giữa các bộ phận không thống nhất;
Ban Giám đốc phải tự tổng hợp báo cáo bằng nhiều file riêng;
Kế toán chỉ cung cấp số liệu khi được yêu cầu;
Không có người chịu trách nhiệm kiểm tra tổng thể.

Nếu doanh nghiệp có từ ba dấu hiệu trở lên, hệ thống kế toán nội bộ nên được rà soát và tổ chức lại.

LỢI ÍCH KHI THUÊ DỊCH VỤ KẾ TOÁN NỘI BỘ CHUYÊN SÂU

Nắm được tình hình kinh doanh thực tế

Ban Giám đốc có thể theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, tồn kho và dòng tiền trên cùng một hệ thống báo cáo.

Chủ động về dòng tiền

Kế hoạch thu – chi giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu tiền, sắp xếp lịch thanh toán và hạn chế tình trạng thiếu hụt đột ngột.

Kiểm soát chi phí tốt hơn

Chi phí được phân loại theo bộ phận, sản phẩm hoặc dự án, giúp xác định đúng nguyên nhân và trách nhiệm.

Nâng cao khả năng ra quyết định

Nhà quản lý có thêm dữ liệu để quyết định về giá bán, chiết khấu, mua hàng, tuyển dụng, đầu tư hoặc mở rộng kinh doanh.

Giảm phụ thuộc vào một cá nhân

Quy trình, biểu mẫu và trách nhiệm được chuẩn hóa, giúp công việc không bị gián đoạn khi thay đổi nhân sự.

Tạo nền tảng để mở rộng doanh nghiệp

Hệ thống kế toán nội bộ rõ ràng giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn khi tăng doanh thu, mở thêm chi nhánh hoặc phát triển sản phẩm mới.

QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA TÂM ANH

Bước 1: Khảo sát nhu cầu quản trị

Tìm hiểu mô hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành và các vấn đề Ban Giám đốc đang quan tâm.

Bước 2: Rà soát hệ thống hiện tại

Kiểm tra dữ liệu, phần mềm, chứng từ, biểu mẫu báo cáo và cách phối hợp giữa các bộ phận.

Bước 3: Thiết kế giải pháp

Xác định danh mục báo cáo, chỉ tiêu quản trị, tần suất thực hiện và trách nhiệm cung cấp dữ liệu.

Bước 4: Chuẩn hóa dữ liệu và quy trình

Thiết lập mã quản lý, hướng dẫn luân chuyển chứng từ và thống nhất nguyên tắc ghi nhận.

Bước 5: Vận hành và kiểm soát

Thực hiện công việc định kỳ, đối chiếu số liệu và phát hiện các vấn đề cần xử lý.

Bước 6: Báo cáo và tư vấn

Cung cấp báo cáo quản trị, phân tích biến động và đề xuất giải pháp cho Ban Giám đốc.

CHI PHÍ DỊCH VỤ ĐƯỢC XÁC ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?

Chi phí phụ thuộc vào:

Ngành nghề và quy mô doanh nghiệp;
Số lượng giao dịch;
Số lượng sản phẩm, kho và chi nhánh;
Số lượng nhân sự cần phối hợp;
Mức độ chi tiết của báo cáo;
Tình trạng dữ liệu hiện tại;
Phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng;
Tần suất báo cáo;
Phạm vi làm việc trực tiếp;
Nhu cầu xây dựng quy trình và kiểm soát nội bộ.

Tâm Anh khảo sát nhu cầu trước khi đề xuất phạm vi công việc và mức phí, giúp doanh nghiệp biết rõ sản phẩm nhận được và trách nhiệm của từng bên.

VÌ SAO NÊN LỰA CHỌN TÂM ANH?

Tiếp cận từ nhu cầu của người quản lý

Tâm Anh xây dựng hệ thống báo cáo dựa trên những thông tin Ban Giám đốc cần để điều hành, không chỉ dựa trên các biểu mẫu kế toán có sẵn.

Kết nối kế toán với hoạt động kinh doanh

Dữ liệu được tổ chức theo sản phẩm, khách hàng, bộ phận, dự án hoặc kênh bán hàng để phản ánh đúng mô hình vận hành.

Kết hợp kế toán, thuế và tài chính

Số liệu nội bộ được đối chiếu với sổ kế toán và hồ sơ thuế, hạn chế tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một bộ số liệu khác nhau.

Phạm vi công việc rõ ràng

Danh mục báo cáo, thời hạn bàn giao, trách nhiệm cung cấp dữ liệu và cơ chế phản hồi được thống nhất trước khi triển khai.

Đồng hành theo từng giai đoạn phát triển

Hệ thống có thể được điều chỉnh khi doanh nghiệp mở rộng ngành nghề, tăng quy mô hoặc thay đổi mô hình quản lý.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Dịch vụ kế toán nội bộ có thay thế kế toán thuế không?

Không hoàn toàn. Kế toán nội bộ phục vụ quản trị, còn kế toán thuế tập trung vào nghĩa vụ kê khai và báo cáo. Doanh nghiệp nên tổ chức hai nội dung trên thống nhất và có đối chiếu.

Doanh nghiệp nhỏ có cần kế toán nội bộ chuyên sâu không?

Có thể cần nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều công nợ, tồn kho, dòng tiền hoặc cần phân tích hiệu quả theo sản phẩm. Phạm vi dịch vụ có thể thiết kế phù hợp với quy mô nhỏ.

Doanh nghiệp đã có kế toán viên có sử dụng dịch vụ được không?

Có. Tâm Anh có thể phối hợp với nhân sự hiện tại để rà soát, chuẩn hóa dữ liệu, thiết kế báo cáo và tăng cường kiểm soát.

Bao lâu doanh nghiệp nhận được báo cáo?

Tần suất báo cáo được thống nhất theo nhu cầu. Một số báo cáo có thể thực hiện hằng tuần, trong khi báo cáo tổng hợp thường được lập hằng tháng.

Tâm Anh có sử dụng phần mềm hiện tại của doanh nghiệp không?

Việc sử dụng phần mềm sẽ được đánh giá trong giai đoạn khảo sát. Nếu hệ thống hiện tại đáp ứng nhu cầu, Tâm Anh có thể phối hợp khai thác và chuẩn hóa dữ liệu trên hệ thống đó.

Dịch vụ có bảo đảm doanh nghiệp không xảy ra sai sót không?

Không đơn vị nào nên cam kết loại bỏ tuyệt đối mọi sai sót. Giá trị của dịch vụ là thiết lập cơ chế kiểm tra, phát hiện sớm vấn đề và giảm thiểu rủi ro trên cơ sở hồ sơ doanh nghiệp cung cấp.

ĐỪNG CHỜ ĐẾN CUỐI NĂM MỚI TÌM HIỂU DOANH NGHIỆP ĐANG LÃI HAY LỖ

Một hệ thống kế toán nội bộ hiệu quả phải giúp Ban Giám đốc nhìn thấy vấn đề trước khi vấn đề trở thành tổn thất.

Tâm Anh đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc: