Dịch vụ kế toán trưởng

DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRƯỞNG THUÊ NGOÀI – GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP

Một báo cáo được nộp đúng hạn chưa đồng nghĩa với việc tài chính doanh nghiệp đang được kiểm soát tốt.

Doanh thu tăng nhưng dòng tiền vẫn thiếu; lợi nhuận trên báo cáo cao nhưng doanh nghiệp không có tiền; công nợ kéo dài; hàng tồn kho chênh lệch; chi phí chưa được kiểm soát hoặc hồ sơ kế toán còn nhiều rủi ro — đây là những vấn đề thường gặp khi doanh nghiệp chưa có người phụ trách kế toán đủ năng lực quản lý tổng thể.

Dịch vụ kế toán trưởng thuê ngoài giúp doanh nghiệp có một người phụ trách chuyên môn, tổ chức và kiểm soát toàn bộ công tác kế toán mà không nhất thiết phải duy trì một vị trí kế toán trưởng toàn thời gian.

Không chỉ kiểm tra sổ sách và ký báo cáo, kế toán trưởng còn phải giúp người quản lý hiểu rõ những con số đang nói gì về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRƯỞNG LÀ GÌ?

Dịch vụ kế toán trưởng là hình thức doanh nghiệp thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán đủ điều kiện để bố trí nhân sự đảm nhận chức năng kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán theo phạm vi công việc được thỏa thuận.

Kế toán trưởng thuê ngoài có thể thực hiện các công việc như:

Tổ chức và kiểm soát bộ máy kế toán;
Kiểm tra việc ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ và hàng tồn kho;
Rà soát chứng từ, hóa đơn và sổ sách kế toán;
Kiểm soát việc kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế;
Tổ chức lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị;
Phân tích dòng tiền, chi phí và hiệu quả hoạt động;
Cảnh báo các rủi ro về kế toán, thuế và kiểm soát nội bộ;
Tham mưu cho Ban Giám đốc trong các quyết định tài chính.

Theo Điều 49 và Điều 50 Luật Kế toán, đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán; người đại diện theo pháp luật có thể quyết định thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định. Nội dung này được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 174/2016/NĐ-CP.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRƯỞNG KHÔNG CHỈ LÀ “ĐỨNG TÊN VÀ KÝ”

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần thuê một người đủ điều kiện để đứng tên kế toán trưởng là hoàn thành yêu cầu. Tuy nhiên, nếu dịch vụ chỉ dừng lại ở việc ký hồ sơ mà không kiểm tra số liệu, quy trình và chứng từ thì rủi ro vẫn thuộc về doanh nghiệp.

Một dịch vụ kế toán trưởng chuyên nghiệp cần tạo ra ba giá trị chính:

1. Bảo đảm tính tuân thủ

Hồ sơ kế toán cần được tổ chức đầy đủ, số liệu phải có căn cứ và báo cáo phải được lập nhất quán với chứng từ, sổ kế toán cũng như tình hình thực tế của doanh nghiệp.

2. Kiểm soát rủi ro

Kế toán trưởng cần nhận diện sớm các vấn đề như hóa đơn chưa hợp lệ, chi phí thiếu hồ sơ, công nợ khó thu, hàng tồn kho chênh lệch, dòng tiền mất cân đối hoặc số liệu giữa các bộ phận không thống nhất.

3. Hỗ trợ quản trị

Ban Giám đốc cần được cung cấp số liệu đúng lúc để trả lời những câu hỏi quan trọng:

Doanh nghiệp đang thực sự có lãi hay không?
Sản phẩm, khách hàng hoặc bộ phận nào mang lại hiệu quả?
Vì sao doanh thu tăng nhưng dòng tiền lại giảm?
Chi phí nào đang vượt ngân sách?
Doanh nghiệp có đủ nguồn tiền để thanh toán các nghĩa vụ sắp tới không?

PHẠM VI CÔNG VIỆC CỦA DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRƯỞNG

Nhóm công việc	Nội dung thực hiện
Tổ chức bộ máy kế toán	Phân công nhiệm vụ, hướng dẫn luân chuyển chứng từ và kiểm soát tiến độ công việc
Rà soát chứng từ	Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý và nhất quán của hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ thanh toán
Kiểm soát hạch toán	Rà soát việc ghi nhận doanh thu, chi phí, tài sản, công nợ, hàng tồn kho và nguồn vốn
Kê khai thuế	Kiểm tra số liệu kê khai, đối chiếu nghĩa vụ thuế và cảnh báo các hồ sơ còn thiếu
Báo cáo tài chính	Tổ chức lập, kiểm tra và hoàn thiện báo cáo tài chính theo chế độ kế toán áp dụng
Báo cáo quản trị	Xây dựng báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, tồn kho và dòng tiền
Kiểm soát nội bộ	Đề xuất quy trình phê duyệt, thanh toán, mua hàng, bán hàng và quản lý tài sản
Tư vấn tài chính	Phân tích số liệu và cung cấp thông tin phục vụ quyết định của Ban Giám đốc
Làm việc với bên liên quan	Hỗ trợ giải trình số liệu với cơ quan thuế, ngân hàng, kiểm toán hoặc đối tác theo phạm vi hợp đồng
Đào tạo nhân sự	Hướng dẫn đội ngũ kế toán nội bộ thực hiện công việc đúng quy trình

Phạm vi thực tế sẽ được xác định dựa trên quy mô doanh nghiệp, ngành nghề, số lượng chứng từ, tình trạng sổ sách và nhu cầu quản trị của khách hàng.

DOANH NGHIỆP NÀO NÊN THUÊ DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRƯỞNG?

Doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kế toán ngay từ đầu nhưng chưa có nhu cầu tuyển dụng một kế toán trưởng làm việc toàn thời gian.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Bộ máy kế toán đã có nhân sự thực hiện nghiệp vụ hằng ngày nhưng còn thiếu người kiểm tra, hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức chuyên môn.

Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh

Doanh thu, nhân sự, chi nhánh hoặc số lượng giao dịch tăng khiến phương pháp quản lý cũ không còn phù hợp.

Doanh nghiệp đang thay đổi kế toán trưởng

Việc thuê ngoài giúp duy trì tính liên tục của công tác kế toán trong thời gian tuyển dụng hoặc bàn giao nhân sự.

Doanh nghiệp có sổ sách cần rà soát

Số liệu chưa thống nhất, báo cáo chậm, công nợ chênh lệch, tồn kho không khớp hoặc hồ sơ thuế có dấu hiệu rủi ro.

Doanh nghiệp chuẩn bị vay vốn hoặc gọi đầu tư

Doanh nghiệp cần hoàn thiện số liệu, báo cáo tài chính, dòng tiền và hồ sơ giải trình để làm việc với ngân hàng hoặc nhà đầu tư.

LỢI ÍCH KHI THUÊ KẾ TOÁN TRƯỞNG BÊN NGOÀI

Có chuyên môn phù hợp mà không phải duy trì bộ máy lớn

Doanh nghiệp được tiếp cận năng lực chuyên môn của kế toán trưởng theo nhu cầu thực tế, đồng thời giảm các chi phí cố định liên quan đến tuyển dụng và duy trì một vị trí quản lý toàn thời gian.

Nâng cao chất lượng số liệu kế toán

Số liệu được rà soát nhiều lớp, có đối chiếu giữa chứng từ, sổ sách, báo cáo thuế và tình hình thực tế.

Phát hiện rủi ro sớm hơn

Những vấn đề về hóa đơn, hợp đồng, chi phí, công nợ, dòng tiền hoặc quy trình có thể được cảnh báo trước khi trở thành sai sót lớn.

Duy trì công việc ổn định

Doanh nghiệp hạn chế nguy cơ gián đoạn khi kế toán trưởng nghỉ việc, nghỉ phép hoặc không thể tiếp tục phụ trách.

Có góc nhìn độc lập

Đơn vị thuê ngoài có thể đánh giá số liệu và quy trình khách quan hơn, từ đó đề xuất giải pháp cải thiện phù hợp.

SO SÁNH KẾ TOÁN TRƯỞNG NỘI BỘ VÀ KẾ TOÁN TRƯỞNG THUÊ NGOÀI

Tiêu chí	Kế toán trưởng nội bộ	Kế toán trưởng thuê ngoài
Thời gian làm việc	Thường xuyên tại doanh nghiệp	Theo lịch và phạm vi hợp đồng
Chi phí	Lương, bảo hiểm, phúc lợi và chi phí quản lý	Phí dịch vụ được thỏa thuận
Mức độ am hiểu nội bộ	Có lợi thế khi làm việc lâu dài	Cần thời gian tiếp nhận và khảo sát
Khả năng tiếp cận chuyên môn	Phụ thuộc vào năng lực cá nhân	Có thể nhận hỗ trợ từ đội ngũ chuyên môn
Tính liên tục	Có thể bị ảnh hưởng khi nhân sự nghỉ việc	Đơn vị dịch vụ chủ động bố trí nhân sự thay thế
Phù hợp	Doanh nghiệp lớn, công việc thường xuyên và phức tạp	Doanh nghiệp nhỏ, vừa hoặc cần chuyên môn theo từng giai đoạn

Không có phương án phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Việc lựa chọn cần căn cứ vào quy mô, khối lượng công việc, mức độ phức tạp và nhu cầu kiểm soát trực tiếp của Ban Giám đốc.

CHI PHÍ THUÊ DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRƯỞNG ĐƯỢC XÁC ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?

Phí dịch vụ thường phụ thuộc vào:

Ngành nghề và quy mô hoạt động;
Số lượng hóa đơn, chứng từ và tài khoản ngân hàng;
Số lượng nhân sự kế toán cần quản lý;
Số lượng chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh;
Tình trạng sổ sách tại thời điểm tiếp nhận;
Hệ thống phần mềm đang sử dụng;
Tần suất làm việc trực tiếp;
Nhu cầu lập báo cáo quản trị;
Phạm vi ký hồ sơ và làm việc với các cơ quan, tổ chức liên quan.

Do đó, doanh nghiệp nên được khảo sát trước khi nhận báo giá. Một mức phí thấp nhưng không xác định rõ trách nhiệm, sản phẩm bàn giao và thời gian phản hồi có thể phát sinh nhiều chi phí hơn trong quá trình thực hiện.

QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI TÂM ANH

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu

Tâm Anh tìm hiểu ngành nghề, quy mô, bộ máy kế toán và vấn đề doanh nghiệp đang cần giải quyết.

Bước 2: Khảo sát hồ sơ

Kiểm tra sơ bộ chứng từ, sổ sách, báo cáo thuế, báo cáo tài chính và quy trình đang áp dụng.

Bước 3: Đánh giá hiện trạng

Xác định các công việc cần thực hiện, những tồn tại cần khắc phục và mức độ ưu tiên của từng vấn đề.

Bước 4: Đề xuất giải pháp và báo giá

Thống nhất phạm vi công việc, thời gian thực hiện, trách nhiệm của các bên và sản phẩm bàn giao.

Bước 5: Tiếp nhận và tổ chức công việc

Phân công nhân sự, thiết lập lịch báo cáo, quy trình trao đổi hồ sơ và cơ chế kiểm soát.

Bước 6: Báo cáo và đồng hành định kỳ

Cung cấp kết quả thực hiện, cảnh báo rủi ro và đề xuất giải pháp cho Ban Giám đốc.

VÌ SAO NÊN LỰA CHỌN DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRƯỞNG TÂM ANH?

Giải pháp được xây dựng theo thực tế doanh nghiệp

Tâm Anh không áp dụng một quy trình giống nhau cho tất cả khách hàng. Phạm vi công việc được thiết kế dựa trên ngành nghề, quy mô và nhu cầu quản trị cụ thể.

Kết hợp kế toán, thuế và quản trị

Dịch vụ không chỉ tập trung vào việc hoàn thành báo cáo mà còn hướng đến kiểm soát chi phí, công nợ, tồn kho, dòng tiền và hiệu quả hoạt động.

Trách nhiệm công việc rõ ràng

Nội dung thực hiện, thời hạn, phương thức trao đổi và sản phẩm bàn giao được thống nhất trong hợp đồng dịch vụ.

Bảo mật thông tin

Hồ sơ, chứng từ và dữ liệu tài chính của khách hàng được tiếp nhận, sử dụng và lưu trữ theo quy trình kiểm soát phù hợp.

Đồng hành cùng Ban Giám đốc

Tâm Anh hướng đến việc chuyển số liệu kế toán thành thông tin dễ hiểu, giúp người quản lý đưa ra quyết định kịp thời và có căn cứ.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRƯỞNG

Thuê dịch vụ kế toán trưởng có hợp pháp không?

Có. Luật Kế toán cho phép đơn vị kế toán thuê dịch vụ làm kế toán và dịch vụ làm kế toán trưởng. Việc thuê phải được thực hiện với đơn vị cung cấp dịch vụ đáp ứng điều kiện pháp luật và được xác lập bằng hợp đồng.

Dịch vụ kế toán trưởng có giống dịch vụ kế toán thuế không?

Không hoàn toàn. Dịch vụ kế toán thuế thường tập trung vào chứng từ, hạch toán, kê khai và báo cáo. Dịch vụ kế toán trưởng có phạm vi quản lý rộng hơn, bao gồm tổ chức bộ máy, kiểm soát số liệu, giám sát công việc và tư vấn cho Ban Giám đốc.

Kế toán trưởng thuê ngoài có được ký báo cáo tài chính không?

Việc ký hồ sơ phụ thuộc vào tư cách, điều kiện của người được bố trí, phạm vi hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng đối với từng loại hình doanh nghiệp.

Thuê kế toán trưởng có làm thay trách nhiệm của Giám đốc không?

Không. Người đại diện theo pháp luật vẫn có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và cung cấp đầy đủ, trung thực, kịp thời các thông tin, tài liệu liên quan. Dịch vụ kế toán trưởng giúp tăng cường kiểm soát nhưng không loại trừ trách nhiệm của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp đã có kế toán viên thì có cần thuê kế toán trưởng không?

Có thể cần. Kế toán viên thực hiện nghiệp vụ hằng ngày, trong khi kế toán trưởng tổ chức, kiểm tra, hướng dẫn và chịu trách nhiệm chuyên môn đối với toàn bộ hệ thống kế toán.

Bao lâu nên rà soát sổ sách một lần?

Doanh nghiệp nên tổ chức kiểm tra định kỳ hằng tháng hoặc hằng quý, thay vì chờ đến cuối năm mới rà soát. Việc phát hiện sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian bổ sung hồ sơ và xử lý sai lệch.

TÂM ANH – CẠNH TRANH BẰNG GIÁ TRỊ

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một người đủ năng lực để kiểm soát công tác kế toán, thuế và tài chính nhưng chưa muốn duy trì vị trí kế toán trưởng toàn thời gian, dịch vụ kế toán trưởng của Tâm Anh là giải pháp đáng cân nhắc.

Hãy để Tâm Anh cùng doanh nghiệp: