Kiểm tra, hoàn thiện sổ sách kế toán

KIỂM TRA, HOÀN THIỆN SỔ SÁCH KẾ TOÁN – PHÁT HIỆN SỚM SAI SÓT, GIẢM THIỂU RỦI RO CHO DOANH NGHIỆP

Sổ sách đã ghi nhận đầy đủ chưa? Số liệu kế toán có khớp với tờ khai thuế không? Công nợ trên phần mềm có đúng với thực tế? Hàng tồn kho, tiền mặt và tài khoản ngân hàng đang chênh lệch ở đâu?

Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện sai sót khi lập báo cáo tài chính, kiểm toán, vay vốn hoặc nhận thông báo kiểm tra của cơ quan thuế. Khi đó, thời gian xử lý thường gấp, hồ sơ thiếu và số liệu đã kéo dài qua nhiều kỳ kế toán.

Dịch vụ kiểm tra, hoàn thiện sổ sách kế toán của Tâm Anh giúp doanh nghiệp rà soát có hệ thống toàn bộ chứng từ, dữ liệu, sổ kế toán, hồ sơ thuế và báo cáo tài chính; từ đó xác định sai sót, đề xuất phương án điều chỉnh và hoàn thiện hồ sơ theo tình trạng thực tế.

Mục tiêu của dịch vụ không phải chỉ làm cho số liệu “khớp”, mà phải giúp doanh nghiệp trả lời được ba câu hỏi:

• Sai lệch phát sinh từ đâu?
• Cần xử lý như thế nào?
• Làm gì để sai sót không tiếp tục lặp lại?

KIỂM TRA, HOÀN THIỆN SỔ SÁCH KẾ TOÁN LÀ GÌ?

Đây là quá trình kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý và nhất quán giữa:

• Chứng từ gốc;
• Hóa đơn điện tử;
• Hợp đồng và hồ sơ giao dịch;
• Sổ kế toán chi tiết;
• Sổ kế toán tổng hợp;
• Tờ khai thuế;
• Báo cáo tài chính;
• Dữ liệu ngân hàng;
• Công nợ khách hàng, nhà cung cấp;
• Hàng tồn kho và tài sản thực tế.

Sau khi kiểm tra, đơn vị tư vấn lập danh sách tồn tại, xác định mức độ rủi ro, đề xuất bút toán điều chỉnh, bổ sung hồ sơ và hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện sổ sách trong phạm vi đã thống nhất.

Luật Kế toán quy định các yêu cầu đối với chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo tài chính và trách nhiệm tổ chức công tác kế toán. Từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, chế độ kế toán doanh nghiệp được hướng dẫn tại Thông tư số 99/2025/TT-BTC.

Nguồn tham khảo: Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và thông tin của Bộ Tài chính về Thông tư số 99/2025/TT-BTC.

KHI NÀO DOANH NGHIỆP NÊN RÀ SOÁT SỔ SÁCH?

Trước khi lập báo cáo tài chính

Rà soát trước khi khóa sổ giúp doanh nghiệp phát hiện chênh lệch và có thời gian bổ sung hồ sơ, đối chiếu công nợ, kiểm kê tài sản cũng như xử lý các khoản còn treo.

Trước khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế

Doanh nghiệp nên chủ động nhận diện các vấn đề về hóa đơn, chi phí, doanh thu, thuế và hồ sơ thanh toán thay vì chờ cơ quan quản lý phát hiện.

Trước khi kiểm toán

Việc chuẩn bị đầy đủ bảng đối chiếu và hồ sơ giải trình giúp giảm thời gian cung cấp tài liệu, hạn chế điều chỉnh nhiều lần trong quá trình kiểm toán.

Khi thay đổi kế toán trưởng hoặc nhân sự kế toán

Sổ sách cần được kiểm tra trước khi bàn giao để xác định số liệu, tài liệu, trách nhiệm và những công việc còn tồn đọng.

Khi vay vốn hoặc gọi đầu tư

Ngân hàng và nhà đầu tư thường quan tâm đến chất lượng báo cáo tài chính, dòng tiền, công nợ, hàng tồn kho và khả năng giải trình số liệu.

Khi doanh nghiệp có số liệu chênh lệch

Số dư tiền, công nợ, tồn kho hoặc thuế trên phần mềm không khớp với thực tế là dấu hiệu cần kiểm tra ngay.

Khi doanh nghiệp tạm ngừng, giải thể hoặc chuyển đổi

Doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ, xác định nghĩa vụ còn phải thực hiện và chuẩn bị số liệu phục vụ các thủ tục liên quan.

PHẠM VI KIỂM TRA SỔ SÁCH KẾ TOÁN

1. Kiểm tra hồ sơ pháp lý và chính sách kế toán

Tâm Anh rà soát:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tin đăng ký thuế;
• Ngành nghề và địa điểm kinh doanh;
• Chế độ kế toán đang áp dụng;
• Năm tài chính;
• Đơn vị tiền tệ;
• Phương pháp tính giá hàng tồn kho;
• Phương pháp khấu hao;
• Chính sách ghi nhận doanh thu và chi phí;
• Hệ thống tài khoản và sổ kế toán.

Mục tiêu là xác định doanh nghiệp đang áp dụng chính sách có phù hợp, nhất quán và được phản ánh đúng trên phần mềm hay không.

2. Kiểm tra số dư đầu kỳ

Số dư đầu kỳ được đối chiếu với:

• Báo cáo tài chính năm trước;
• Sổ kế toán cuối kỳ trước;
• Tờ khai thuế;
• Biên bản xác nhận công nợ;
• Số dư ngân hàng;
• Biên bản kiểm kê;
• Hồ sơ bàn giao kế toán.

Sai số đầu kỳ nếu không được xử lý sẽ tiếp tục ảnh hưởng đến các kỳ sau.

3. Kiểm tra tiền mặt

Nội dung rà soát gồm:

• Số dư quỹ tiền mặt;
• Phiếu thu, phiếu chi;
• Hồ sơ tạm ứng và hoàn ứng;
• Biên bản kiểm kê quỹ;
• Các khoản thu, chi có giá trị lớn;
• Các giao dịch chưa đủ chứng từ;
• Số dư tiền mặt bất hợp lý hoặc kéo dài.

4. Kiểm tra tiền gửi ngân hàng

• Đối chiếu sổ phụ với sổ kế toán;
• Kiểm tra các giao dịch chưa hạch toán;
• Xác định khoản thu, chi chưa rõ đối tượng;
• Rà soát phí ngân hàng và lãi tiền gửi;
• Kiểm tra tài khoản ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá;
• Đối chiếu số dư cuối kỳ.

5. Kiểm tra công nợ phải thu

• Đối chiếu công nợ theo khách hàng;
• Kiểm tra tuổi nợ;
• Xác định khoản quá hạn và khó thu;
• Kiểm tra doanh thu chưa thu tiền;
• Rà soát các khoản khách hàng trả trước;
• Đối chiếu hợp đồng, hóa đơn, giao nhận và thanh toán;
• Kiểm tra biên bản xác nhận công nợ.

6. Kiểm tra công nợ phải trả

• Đối chiếu số dư theo nhà cung cấp;
• Kiểm tra hóa đơn chưa thanh toán;
• Xác định khoản trả trước;
• Rà soát khoản phải trả kéo dài;
• Kiểm tra hồ sơ mua hàng và thanh toán;
• Đối chiếu công nợ định kỳ;
• Xác định khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa ghi nhận.

7. Kiểm tra doanh thu

• Đối chiếu đơn hàng, hợp đồng, giao nhận và hóa đơn;
• Kiểm tra thời điểm ghi nhận;
• Đối chiếu doanh thu trên sổ với tờ khai thuế;
• Rà soát hàng bán bị trả lại;
• Kiểm tra chiết khấu, giảm giá và khuyến mại;
• Kiểm tra doanh thu nhận trước;
• Đối chiếu doanh thu theo kênh hoặc địa điểm kinh doanh.

8. Kiểm tra chi phí

• Kiểm tra hóa đơn và chứng từ;
• Đối chiếu hợp đồng với nội dung thanh toán;
• Rà soát điều kiện thanh toán;
• Kiểm tra việc phân loại chi phí;
• Xác định khoản chi phí không phục vụ hoạt động kinh doanh;
• Rà soát khoản chi thiếu hồ sơ;
• Kiểm tra chi phí trích trước;
• Đối chiếu chi phí kế toán và chi phí phục vụ tính thuế.

9. Kiểm tra hàng tồn kho

• Đối chiếu nhập, xuất và tồn;
• Kiểm tra giá trị hàng tồn kho;
• Rà soát phương pháp tính giá xuất kho;
• Đối chiếu kế toán với thủ kho;
• Kiểm tra hàng chậm luân chuyển;
• Rà soát hàng hư hỏng, mất phẩm chất hoặc hết hạn;
• Kiểm tra hàng gửi bán, hàng đi đường;
• Đối chiếu biên bản kiểm kê.

10. Kiểm tra tài sản cố định và công cụ dụng cụ

• Rà soát hồ sơ mua sắm;
• Kiểm tra điều kiện ghi nhận;
• Đối chiếu nguyên giá;
• Kiểm tra thời điểm đưa vào sử dụng;
• Rà soát khấu hao;
• Kiểm tra chi phí sửa chữa, nâng cấp;
• Đối chiếu tài sản thực tế;
• Rà soát công cụ dụng cụ và chi phí chờ phân bổ;
• Kiểm tra hồ sơ thanh lý, điều chuyển.

11. Kiểm tra tiền lương và các khoản liên quan

• Đối chiếu hợp đồng lao động;
• Kiểm tra bảng chấm công và bảng lương;
• Rà soát các khoản phụ cấp, thưởng và phúc lợi;
• Đối chiếu thuế thu nhập cá nhân;
• Kiểm tra hồ sơ người phụ thuộc;
• Đối chiếu các khoản bảo hiểm;
• Kiểm tra số dư phải trả người lao động.

12. Kiểm tra các khoản vay và chi phí lãi vay

• Đối chiếu hợp đồng vay;
• Kiểm tra số tiền nhận và thanh toán;
• Rà soát lãi vay;
• Kiểm tra mục đích sử dụng vốn;
• Đối chiếu số dư gốc và lãi;
• Xem xét giao dịch với bên liên quan;
• Kiểm tra nghĩa vụ đăng ký hoặc báo cáo khi có phát sinh.

13. Kiểm tra vốn chủ sở hữu

• Đối chiếu vốn điều lệ và vốn thực góp;
• Rà soát chứng từ góp vốn;
• Kiểm tra lợi nhuận chưa phân phối;
• Rà soát việc chia lợi nhuận;
• Kiểm tra các quỹ;
• Đối chiếu biến động vốn trong kỳ;
• Rà soát giao dịch với thành viên hoặc cổ đông.

14. Kiểm tra thuế

Tùy tình trạng doanh nghiệp, nội dung có thể gồm:

• Thuế giá trị gia tăng;
• Thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Thuế thu nhập cá nhân;
• Thuế nhà thầu;
• Hóa đơn điện tử;
• Giao dịch liên kết;
• Các khoản thuế, phí và lệ phí khác.

Số liệu được đối chiếu giữa tờ khai, sổ kế toán, báo cáo tài chính và thông tin nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

15. Kiểm tra báo cáo tài chính

• Đối chiếu bảng cân đối số phát sinh;
• Kiểm tra tính cân đối;
• Đối chiếu số liệu giữa các báo cáo;
• Kiểm tra phân loại ngắn hạn và dài hạn;
• Rà soát thuyết minh;
• Phân tích biến động bất thường;
• Kiểm tra số liệu so sánh;
• Đối chiếu báo cáo tài chính với hồ sơ thuế.

NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP

• Số dư đầu kỳ không khớp báo cáo năm trước;
• Hạch toán trùng hoặc thiếu hóa đơn;
• Sổ phụ ngân hàng chưa được đối chiếu;
• Công nợ âm hoặc treo nhiều năm;
• Tiền mặt có số dư lớn nhưng không có thực tế;
• Hàng tồn kho trên sổ không khớp kiểm kê;
• Ghi nhận sai thời điểm doanh thu;
• Chi phí thiếu hợp đồng hoặc hồ sơ nghiệm thu;
• Phân bổ công cụ dụng cụ chưa phù hợp;
• Khấu hao tài sản sai thời điểm;
• Tạm ứng kéo dài không được hoàn ứng;
• Thuế trên sổ kế toán không khớp tờ khai;
• Lợi nhuận chưa phân phối không khớp;
• Thiếu hồ sơ giao dịch với bên liên quan;
• Không lập đầy đủ sổ chi tiết;
• Báo cáo tài chính thiếu hoặc sai thuyết minh.

QUY TRÌNH KIỂM TRA, HOÀN THIỆN SỔ SÁCH CỦA TÂM ANH

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu

Tâm Anh tìm hiểu mục tiêu rà soát, thời kỳ cần kiểm tra, ngành nghề và tình trạng hồ sơ.

Bước 2: Nhận dữ liệu ban đầu

Doanh nghiệp cung cấp sổ kế toán, tờ khai thuế, báo cáo tài chính, hóa đơn, sổ phụ, hợp đồng và tài liệu liên quan.

Bước 3: Đánh giá sơ bộ

Tâm Anh xác định phạm vi, khối lượng, thời gian thực hiện và những khu vực có rủi ro cao.

Bước 4: Đề xuất phạm vi và báo giá

Hai bên thống nhất nội dung kiểm tra, sản phẩm bàn giao, trách nhiệm cung cấp hồ sơ và tiến độ thực hiện.

Bước 5: Kiểm tra chi tiết

Dữ liệu được đối chiếu theo từng tài khoản, phần hành, kỳ kế toán và nghĩa vụ thuế.

Bước 6: Lập danh sách tồn tại

Các vấn đề được phân loại theo mức độ:

• Cần xử lý ngay;
• Cần bổ sung hồ sơ;
• Cần điều chỉnh số liệu;
• Cần theo dõi;
• Cần cải tiến quy trình.

Bước 7: Thống nhất phương án xử lý

Tâm Anh giải thích nguyên nhân, ảnh hưởng và đề xuất phương án để doanh nghiệp xem xét, quyết định.

Bước 8: Hoàn thiện và bàn giao

Sau khi được thống nhất, Tâm Anh hỗ trợ điều chỉnh, đối chiếu, khóa sổ và bàn giao hồ sơ kết quả.

SẢN PHẨM BÀN GIAO

Tùy phạm vi hợp đồng, doanh nghiệp có thể nhận được:

• Báo cáo đánh giá hiện trạng sổ sách;
• Danh sách sai sót và mức độ rủi ro;
• Danh mục hồ sơ còn thiếu;
• Bảng đối chiếu số liệu;
• Danh sách bút toán đề xuất điều chỉnh;
• Sổ kế toán sau khi hoàn thiện;
• Bảng cân đối số phát sinh;
• Báo cáo tài chính đã điều chỉnh;
• Danh mục vấn đề cần tiếp tục theo dõi;
• Đề xuất cải tiến quy trình;
• Biên bản bàn giao dữ liệu và hồ sơ.

KIỂM TRA SỔ SÁCH KHÔNG PHẢI LÀ “XÓA” SAI SÓT

Việc hoàn thiện sổ sách phải dựa trên chứng từ, bản chất giao dịch và phương pháp điều chỉnh phù hợp. Không được tự ý xóa dữ liệu, tạo chứng từ không có thật hoặc hợp thức hóa giao dịch không phát sinh.

Đối với những vấn đề không thể điều chỉnh hồi tố hoặc không đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần được thông tin rõ về ảnh hưởng và phương án xử lý tiếp theo.

Dịch vụ rà soát cũng không phải là kiểm toán độc lập và không thay thế kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

LỢI ÍCH KHI CHỦ ĐỘNG RÀ SOÁT SỔ SÁCH

Phát hiện sai sót trước khi trở thành rủi ro lớn

Xử lý sớm thường thuận lợi hơn so với việc đợi đến khi kiểm toán hoặc cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính

Số liệu được đối chiếu và có hồ sơ giải trình rõ ràng giúp Ban Giám đốc, ngân hàng và nhà đầu tư sử dụng báo cáo hiệu quả hơn.

Tiết kiệm thời gian khi kiểm toán hoặc quyết toán

Hồ sơ được sắp xếp và bảng đối chiếu được chuẩn bị trước giúp giảm thời gian tìm kiếm, bổ sung và điều chỉnh.

Hỗ trợ bàn giao kế toán minh bạch

Các số dư, công việc còn tồn đọng và trách nhiệm được xác định rõ trước khi thay đổi nhân sự.

Cải thiện hệ thống kiểm soát

Doanh nghiệp không chỉ sửa số liệu cũ mà còn có cơ sở điều chỉnh quy trình để hạn chế sai sót lặp lại.

CHI PHÍ DỊCH VỤ ĐƯỢC XÁC ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?

Chi phí phụ thuộc vào:

• Số năm cần rà soát;
• Ngành nghề kinh doanh;
• Số lượng giao dịch;
• Số lượng tài khoản ngân hàng;
• Số kho và chi nhánh;
• Tình trạng sổ sách;
• Mức độ đầy đủ của chứng từ;
• Số lượng tờ khai và báo cáo;
• Khối lượng dữ liệu cần điều chỉnh;
• Thời gian hoàn thành;
• Nhu cầu làm việc trực tiếp.

Tâm Anh thực hiện khảo sát ban đầu trước khi đề xuất phạm vi công việc và mức phí.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Doanh nghiệp nên kiểm tra sổ sách bao lâu một lần?

Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát định kỳ hằng tháng hoặc hằng quý đối với các tài khoản trọng yếu. Việc kiểm tra tổng thể nên hoàn thành trước khi lập báo cáo tài chính.

Có thể rà soát sổ sách của nhiều năm không?

Có. Tuy nhiên, thời gian và phạm vi phụ thuộc vào tình trạng dữ liệu, chứng từ và số năm cần kiểm tra.

Tâm Anh có nhận làm lại sổ sách từ đầu không?

Tùy tình trạng hồ sơ, Tâm Anh có thể đề xuất phương án rà soát, điều chỉnh hoặc tái lập dữ liệu. Việc thực hiện phải dựa trên chứng từ hợp pháp và giao dịch thực tế.

Sau rà soát có chắc chắn không bị xử phạt không?

Không đơn vị nào có thể bảo đảm tuyệt đối kết quả kiểm tra của cơ quan nhà nước. Dịch vụ giúp doanh nghiệp phát hiện, xử lý và giảm thiểu rủi ro trên cơ sở dữ liệu được cung cấp.

Doanh nghiệp cần cung cấp những hồ sơ nào?

Hồ sơ thường gồm dữ liệu phần mềm, sổ kế toán, tờ khai thuế, báo cáo tài chính, hóa đơn, hợp đồng, sổ phụ ngân hàng, bảng lương, hồ sơ tài sản và các tài liệu liên quan.

Có ảnh hưởng đến số liệu đã nộp không?

Nếu phát hiện sai sót ảnh hưởng đến hồ sơ đã nộp, Tâm Anh sẽ phân tích và đề xuất phương án. Doanh nghiệp chỉ thực hiện điều chỉnh hoặc khai bổ sung sau khi xem xét đầy đủ căn cứ và ảnh hưởng.

DOANH NGHIỆP CỦA BẠN CÓ NHỮNG DẤU HIỆU NÀO?

• Kế toán cũ đã nghỉ nhưng chưa bàn giao đầy đủ;
• Số dư ngân hàng hoặc tiền mặt không khớp;
• Công nợ treo nhiều năm;
• Tồn kho âm hoặc chênh lệch thực tế;
• Thuế trên sổ không khớp tờ khai;
• Báo cáo tài chính phải điều chỉnh nhiều lần;
• Không tìm được hồ sơ của các khoản chi lớn;
• Chưa từng rà soát tổng thể sổ sách;
• Sắp kiểm toán, quyết toán, vay vốn hoặc gọi đầu tư.

Nếu có từ hai dấu hiệu trở lên, doanh nghiệp nên kiểm tra sổ sách càng sớm càng tốt.

TÂM ANH – CẠNH TRANH BẰNG GIÁ TRỊ

Tâm Anh đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc kiểm tra, đối chiếu và hoàn thiện sổ sách kế toán theo hướng rõ ràng, có căn cứ và kiểm soát được rủi ro.

Liên hệ Tâm Anh để được khảo sát tình trạng sổ sách và đề xuất phạm vi rà soát phù hợp với doanh nghiệp.