5 Báo Cáo Chủ Doanh Nghiệp Phải Xem Mỗi Tuần

5 Báo Cáo Chủ Doanh Nghiệp Phải Xem Mỗi Tuần

Chủ doanh nghiệp không nhất thiết phải xem hàng chục báo cáo mỗi ngày.

Nhưng nếu mỗi tuần không nắm được những chỉ số cốt lõi, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng:

• Doanh thu tăng nhưng không có tiền.
• Công nợ ngày càng lớn.
• Hàng tồn kho cao.
• Chi phí vượt kế hoạch.
• Đến hạn thanh toán mới phát hiện thiếu dòng tiền.

Để quản trị doanh nghiệp hiệu quả, người đứng đầu nên duy trì ít nhất 5 báo cáo quan trọng mỗi tuần.

1. Báo cáo doanh số

Đây là báo cáo đầu tiên chủ doanh nghiệp cần xem.

Không chỉ nhìn tổng doanh thu, báo cáo doanh số nên thể hiện rõ:

• Doanh thu tuần.
• Doanh thu lũy kế tháng.
• So sánh với kế hoạch.
• So sánh với tuần trước.
• Doanh thu theo từng khách hàng.
• Doanh thu theo từng sản phẩm.
• Doanh thu theo từng khu vực hoặc nhân viên kinh doanh.
• Đơn hàng đã giao.
• Đơn hàng chưa giao.
• Đơn hàng có nguy cơ hủy hoặc chậm.

Chủ doanh nghiệp cần trả lời được 3 câu hỏi:

Doanh số có đạt kế hoạch không?

Sản phẩm hoặc khách hàng nào đang tạo doanh thu chính?

Doanh thu tăng có thực sự tạo ra tiền hay chỉ tăng công nợ?

Một doanh nghiệp chỉ nhìn doanh số mà không nhìn khả năng thu tiền rất dễ rơi vào tình trạng:

Bán được nhiều nhưng tiền vẫn thiếu.

2. Báo cáo công nợ phải thu

Nếu doanh số cho biết doanh nghiệp đã bán được bao nhiêu thì báo cáo công nợ cho biết:

Doanh nghiệp đã thực sự thu được bao nhiêu tiền.

Báo cáo công nợ hàng tuần nên phân loại rõ:

• Công nợ trong hạn.
• Công nợ sắp đến hạn.
• Công nợ quá hạn.
• Công nợ quá hạn 30 ngày.
• Công nợ quá hạn 60 ngày.
• Công nợ quá hạn trên 90 ngày.
• Các khoản có nguy cơ khó thu.

Đặc biệt, nên có thêm:

Top khách hàng đang chiếm dụng vốn lớn nhất.

Ví dụ:

Doanh nghiệp có doanh thu 5 tỷ đồng/tháng nhưng đang có 8 tỷ đồng công nợ phải thu.

Điều đó có nghĩa một lượng lớn tiền của doanh nghiệp đang nằm ở khách hàng.

Chủ doanh nghiệp cần quan tâm:

• Khách hàng nào đang nợ nhiều nhất?
• Khoản nào đã quá hạn?
• Ai chịu trách nhiệm thu hồi?
• Ngày dự kiến thu tiền là khi nào?
• Khách hàng có tiếp tục được cấp hạn mức công nợ hay không?

Công nợ không được kiểm soát sẽ trực tiếp làm suy yếu dòng tiền.

3. Báo cáo dòng tiền

Đây là một trong những báo cáo quan trọng nhất đối với chủ doanh nghiệp.

Báo cáo dòng tiền phải cho biết:

Doanh nghiệp hiện còn bao nhiêu tiền và trong những tuần tới có đủ tiền để hoạt động hay không.

Một báo cáo dòng tiền hàng tuần nên thể hiện:

Tiền đầu kỳ

Bao gồm:

• Tiền mặt.
• Tiền gửi ngân hàng.

Tiền dự kiến thu

Ví dụ:

• Thu tiền khách hàng.
• Thu hồi công nợ.
• Thu tiền đặt cọc.
• Thu từ các nguồn khác.

Tiền dự kiến chi

Bao gồm:

• Thanh toán nhà cung cấp.
• Tiền lương.
• Bảo hiểm.
• Thuế.
• Tiền thuê.
• Chi phí vận hành.
• Trả nợ vay.
• Lãi vay.
• Mua hàng.
• Đầu tư tài sản.

Số dư cuối kỳ dự kiến

Điều quan trọng không phải chỉ là:

Hôm nay doanh nghiệp còn bao nhiêu tiền?

Mà phải biết:

4 tuần, 8 tuần hoặc 12 tuần tới doanh nghiệp có bị thiếu tiền hay không?

Nếu phát hiện trước một tuần nào đó dòng tiền bị âm, chủ doanh nghiệp còn thời gian để xử lý.

Ví dụ:

• Đẩy nhanh thu hồi công nợ.
• Giãn thời gian thanh toán.
• Hoãn khoản chi chưa cần thiết.
• Làm việc với ngân hàng.
• Điều chỉnh kế hoạch nhập hàng.

Quản trị dòng tiền tốt giúp doanh nghiệp chủ động thay vì chỉ xử lý khi đã thiếu tiền.

4. Báo cáo hàng tồn kho và kế hoạch hàng về

Đối với doanh nghiệp thương mại, sản xuất, phân phối hoặc dược phẩm, tồn kho là một trong những nơi “giữ tiền” lớn nhất.

Báo cáo tồn kho hàng tuần nên cho biết:

• Tổng giá trị tồn kho.
• Số lượng tồn từng sản phẩm.
• Hàng bán nhanh.
• Hàng bán chậm.
• Hàng tồn lâu.
• Hàng cận date hoặc hết hạn.
• Hàng đang đặt mua.
• Hàng đang trên đường về.
• Thời gian dự kiến hàng về.
• Nhu cầu bán trong những tuần tiếp theo.

Chủ doanh nghiệp cần tránh hai tình huống

Tồn kho quá cao: tiền bị chôn trong hàng hóa.

Tồn kho quá thấp: không có hàng để bán, mất doanh thu.

Do đó báo cáo tồn kho nên được kết hợp với:

Kế hoạch bán hàng + kế hoạch mua hàng + kế hoạch dòng tiền.

Ví dụ:

Nếu trong tháng tới dự kiến phải nhập thêm 3 tỷ đồng hàng hóa thì bộ phận tài chính phải biết trước để chuẩn bị nguồn tiền.

5. Báo cáo chi phí và các khoản phải thanh toán

Doanh nghiệp thường gặp vấn đề không phải vì một khoản chi quá lớn mà vì nhiều khoản chi nhỏ cộng lại nhưng không được kiểm soát.

Báo cáo chi phí hàng tuần nên thể hiện:

• Chi phí thực tế trong tuần.
• Chi phí lũy kế trong tháng.
• Ngân sách được duyệt.
• Chênh lệch so với ngân sách.
• Các khoản chi bất thường.
• Các khoản thanh toán lớn sắp đến hạn.

Nên đặc biệt theo dõi:

• Nhà cung cấp.
• Tiền lương.
• Thuế.
• Bảo hiểm.
• Tiền thuê.
• Lãi vay.
• Nợ vay.
• Các hợp đồng đến hạn thanh toán.

Chủ doanh nghiệp cần hỏi:

Khoản chi này có nằm trong ngân sách không?

Khoản chi này có thực sự cần thiết không?

Chi phí tăng nhưng doanh thu có tăng tương ứng không?

Khoản nào có thể thương lượng lại hoặc tối ưu?

Quản trị chi phí không có nghĩa là cắt giảm mọi khoản chi.

Mục tiêu là:

Chi đúng – chi đủ – chi đúng thời điểm – tạo ra hiệu quả.

5 báo cáo này phải được xem cùng nhau

Sai lầm phổ biến là xem từng báo cáo riêng lẻ.

Trong thực tế, 5 báo cáo này có mối liên hệ trực tiếp với nhau.

Ví dụ:

Doanh số tăng

↓

Công nợ phải thu tăng

↓

Tiền chưa thu về

↓

Dòng tiền thiếu

↓

Không đủ tiền nhập hàng

↓

Tồn kho thiếu

↓

Mất cơ hội bán hàng

Do đó, chủ doanh nghiệp không nên chỉ hỏi:

“Tuần này doanh thu bao nhiêu?”

Mà cần nhìn toàn bộ bức tranh.

Chủ doanh nghiệp nên yêu cầu báo cáo theo mẫu nào?

Một báo cáo quản trị tuần tốt không cần quá dài.

Mỗi báo cáo nên có 4 phần:

1. Kết quả thực hiện

Số liệu thực tế trong tuần.

2. So sánh

So với:

• Kế hoạch.
• Tuần trước.
• Tháng trước nếu cần.

3. Vấn đề cần chú ý

Chỉ ra các khoản:

• Không đạt kế hoạch.
• Quá hạn.
• Có nguy cơ phát sinh.
• Cần quyết định của lãnh đạo.

4. Hành động tuần tiếp theo

Mỗi vấn đề phải gắn với:

Người phụ trách – Hành động – Thời hạn hoàn thành.

Nếu báo cáo chỉ có số liệu mà không có hành động thì báo cáo đó chưa thực sự phục vụ quản trị.

Gợi ý bảng điều hành dành cho chủ doanh nghiệp

Mỗi tuần, chủ doanh nghiệp chỉ cần một bảng tổng hợp ngắn gọn:

Chỉ tiêu	Kế hoạch	Thực hiện	Chênh lệch	Vấn đề cần xử lý
Doanh thu
Tiền thu khách hàng
Công nợ quá hạn
Tồn kho
Dòng tiền cuối tuần
Chi phí
Khoản phải thanh toán tuần tới

Chỉ cần nhìn bảng này, người quản lý có thể nhanh chóng biết:

Doanh nghiệp đang bán hàng thế nào?

Tiền đang ở đâu?

Tuần tới có thiếu tiền không?

Khoản nào đang có rủi ro?

Việc gì cần xử lý ngay?

Kết luận

Chủ doanh nghiệp không cần đọc tất cả báo cáo kế toán mỗi tuần.

Nhưng tối thiểu nên theo dõi 5 báo cáo:

1. Báo cáo doanh số

2. Báo cáo công nợ phải thu

3. Báo cáo dòng tiền

4. Báo cáo tồn kho và kế hoạch hàng về

5. Báo cáo chi phí và các khoản phải thanh toán

5 báo cáo này giúp người đứng đầu kiểm soát được ba vấn đề sống còn:

Doanh nghiệp có bán được hàng không?

Doanh nghiệp có thu được tiền không?

Doanh nghiệp có đủ tiền để tiếp tục hoạt động không?

Một hệ thống báo cáo quản trị tốt không phải là hệ thống tạo ra thật nhiều báo cáo.

Mà là hệ thống giúp lãnh đạo nhìn đúng vấn đề – ra quyết định nhanh – kiểm soát rủi ro sớm.