Chi từ 5 triệu đồng bằng tiền mặt: Doanh nghiệp có bị loại chi phí ?

Chi từ 5 triệu đồng bằng tiền mặt: Doanh nghiệp có bị loại chi phí ?

Có hóa đơn hợp lệ, có hàng hóa thực tế, có phiếu chi và chữ ký người nhận tiền — khoản chi đã chắc chắn được tính vào chi phí khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp chưa?

Chưa chắc. Với khoản chi thuộc diện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, việc thanh toán bằng tiền mặt có thể làm doanh nghiệp không được trừ chi phí khi tính thuế TNDN. Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, doanh nghiệp còn phải kiểm tra riêng điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

Ngưỡng cần lưu ý là từ 5 triệu đồng, bao gồm cả trường hợp đúng 5 triệu đồng.

1. Chi từ 5 triệu đồng bằng tiền mặt có bị loại chi phí không?

Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ.

Doanh nghiệp còn phải bảo đảm khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ phù hợp và không thuộc nhóm chi không được trừ.

Vì vậy, hóa đơn hợp lệ không thay thế được chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi pháp luật yêu cầu loại chứng từ này. Căn cứ: Điều 9 và Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Cần xác định bản chất khoản tiền trước khi áp dụng. Rút tiền từ ngân hàng về quỹ hoặc luân chuyển tiền nội bộ không đương nhiên là một khoản chi phí được trừ để áp ngưỡng này.

2. “Loại chi phí” có nghĩa phải xóa khỏi sổ kế toán?

Không. Trong bài viết này, “loại chi phí” được hiểu là không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Một khoản tiền đã chi thực tế vẫn cần được phản ánh trên sổ sách. Doanh nghiệp không nên xóa giao dịch chỉ để số liệu kế toán trùng với chi phí được chấp nhận về thuế. Căn cứ ghi sổ: Điều 26 Luật Kế toán.

3. Ngưỡng 5 triệu đồng áp dụng từ khi nào?

Hai sắc thuế có mốc áp dụng cần phân biệt:

Do đó, hồ sơ năm 2026 cần được kiểm tra theo ngưỡng hiện hành; với giao dịch chuyển tiếp từ năm 2025 phải đối chiếu thời điểm mua, ghi nhận, thanh toán và quy định liên quan. Không nên dùng một mốc duy nhất cho cả TNDN và GTGT. Căn cứ GTGT: Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP; căn cứ TNDN: Điều 24 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

4. Có phải chỉ phần vượt 5 triệu đồng bị loại?

Không phải. Ngưỡng 5 triệu đồng dùng để xác định yêu cầu về phương thức thanh toán, không phải mức chi phí được tự động chấp nhận.

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp mua một dịch vụ phục vụ kinh doanh, giá chưa thuế 10 triệu đồng, thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt trong năm 2026. Giả định khoản mua thuộc diện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt và không có trường hợp đặc thù đáp ứng điều kiện:

• Không thể giữ lại 5 triệu đồng chi phí được trừ và chỉ loại phần vượt.
• Phải xem xét khoản chi không đáp ứng điều kiện thanh toán.
• Thuế GTGT đầu vào cũng phải được kiểm tra riêng.

Nếu thanh toán một phần bằng tiền mặt, cần xác định phần giá trị không đáp ứng điều kiện và xử lý theo quy định tương ứng; không nên tự động kết luận toàn bộ hóa đơn đều bị loại trong mọi trường hợp. Căn cứ: điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

5. Chia thành nhiều hóa đơn dưới 5 triệu đồng có được không?

Điểm c1 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định: mua hàng hóa, dịch vụ của một người bán nhiều lần trong cùng ngày, từng lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ chi phí.

Ví dụ: Cùng ngày, doanh nghiệp mua của nhà cung cấp A hai lần, lần lượt 3 triệu đồng và 3 triệu đồng. Tổng 6 triệu đồng thuộc trường hợp cần kiểm tra điều kiện thanh toán này. Căn cứ TNDN: Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Đối với khấu trừ GTGT, khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP cũng có quy định cộng gộp các lần mua trong cùng ngày từ một người nộp thuế. Ngưỡng GTGT được xác định theo giá trị đã bao gồm thuế. Căn cứ GTGT: Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Khi duyệt chi, kế toán nên kiểm tra tổng mua theo nhà cung cấp và ngày mua, thay vì chỉ kiểm tra từng phiếu chi.

6. Trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng có ảnh hưởng chi phí?

Có. Bộ Tài chính đã trả lời về việc áp dụng Nghị định 320/2025/NĐ-CP đối với tiền lương, tiền công: khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cho người lao động, kể từ 15/12/2025, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Vì vậy, bảng lương có chữ ký nhận tiền chưa đủ thay thế điều kiện thanh toán này. Doanh nghiệp cần đồng thời đáp ứng các yêu cầu khác đối với chi phí tiền lương. Nguồn: Bộ Tài chính, hướng dẫn liên quan Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026.

Ví dụ minh họa: Công ty chi trả một lần 8 triệu đồng tiền lương cho một nhân viên bằng tiền mặt. Không thể chỉ dựa vào hợp đồng lao động, bảng chấm công và phiếu chi để kết luận khoản lương chắc chắn được trừ.

Để thuận tiện kiểm soát, doanh nghiệp nên thống nhất phương thức trả lương và đối chiếu số thực trả với chứng từ ngân hàng mỗi kỳ.

7. Nhân viên dùng tài khoản cá nhân mua hộ công ty có được chấp nhận?

Có thể được chấp nhận nếu đáp ứng đúng điều kiện.

Đối với TNDN, điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho phép xem xét khoản mua hộ từ 5 triệu đồng khi người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, có hóa đơn, chứng từ và quy chế hoặc quyết định cho phép, ủy quyền phù hợp; sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động. Căn cứ TNDN: Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Để khấu trừ GTGT trong trường hợp người lao động mua hộ theo quy định, doanh nghiệp còn cần thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt. Căn cứ GTGT: điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Một bộ hồ sơ nên thể hiện được toàn bộ quá trình:

1. Công ty giao hoặc cho phép nhân viên mua hàng.
2. Hàng hóa, dịch vụ được mua để phục vụ hoạt động của công ty.
3. Nhân viên thanh toán cho người bán.
4. Công ty kiểm tra, phê duyệt và hoàn trả tiền cho nhân viên.

8. Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán có được coi là chuyển khoản?

Không đáp ứng điều kiện chỉ vì tiền đã vào tài khoản người bán.

Khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP loại trừ chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán khỏi chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt dùng cho điều kiện này.

Ngược lại, một số phương thức như bù trừ công nợ hoặc thanh toán qua bên thứ ba có thể được chấp nhận khi đáp ứng hồ sơ, thỏa thuận và điều kiện pháp luật quy định. Căn cứ: Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Với giao dịch có bên nhận tiền khác tên người bán trên hóa đơn, nên kiểm tra thỏa thuận và chứng từ trước khi duyệt thanh toán.

9. Mua trả chậm, chưa thanh toán có bị loại ngay không?

Đối với thuế TNDN

Nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí, khoản mua từ 5 triệu đồng chưa thanh toán, doanh nghiệp có thể tính chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện. Khi thanh toán bằng tiền mặt, phải điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán đó. Căn cứ: điểm c3 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Đối với thuế GTGT

Quy định về mua trả chậm, trả góp tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 144/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 20/6/2026:

• Chưa đến hạn thanh toán và đáp ứng điều kiện thì có thể khấu trừ đầu vào.
• Đến hạn theo hợp đồng, phụ lục mà thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm phần thuế tương ứng.
• Sau đó có chứng từ phù hợp thì được kê khai, khấu trừ lại vào kỳ có chứng từ.

Như vậy, thời điểm xử lý TNDN và GTGT cần được theo dõi riêng. Căn cứ: Điều 4 Nghị định 144/2026/NĐ-CP.

10. Đã lỡ trả bằng tiền mặt, doanh nghiệp nên làm gì?

Trước hết, đừng kết luận mọi hồ sơ đều xử lý giống nhau. Doanh nghiệp nên:

1. Xác định khoản chi: Mua hàng, dịch vụ, trả lương, hoàn ứng hay giao dịch khác.
2. Kiểm tra mốc thời gian: Ngày hóa đơn, ngày ghi nhận, hạn thanh toán và ngày thực trả.
3. Đối chiếu chứng từ: Hợp đồng, hóa đơn, giao nhận, phiếu chi, sao kê và hồ sơ ủy quyền.
4. Đánh giá từng sắc thuế: Chi phí TNDN và thuế GTGT đầu vào cần được kết luận riêng.
5. Lập phương án xử lý: Xác định hồ sơ cần bổ sung hợp pháp, điều chỉnh thuế cần thực hiện và người phụ trách.

Nếu các bên thực sự hoàn trả khoản tiền đã nhận và thực hiện lại việc thanh toán, hồ sơ phải phản ánh đúng giao dịch, dòng tiền và công nợ. Không nên coi cách “chuyển khoản rồi nhận lại tiền” là bảo đảm tự động được chấp nhận về thuế.

Câu hỏi thường gặp

Chi đúng 5 triệu đồng có thuộc ngưỡng không?

Có. Quy định sử dụng ngưỡng “từ 5 triệu đồng trở lên”.

Hóa đơn dưới 5 triệu đồng có luôn được trả tiền mặt?

Cần kiểm tra cả tổng mua cùng người bán trong ngày và bản chất giao dịch. Dưới ngưỡng không đồng nghĩa khoản chi tự động đáp ứng mọi điều kiện về thuế.

Mua hàng được phép lập bảng kê có được trả tiền mặt tùy ý?

Không. Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các trường hợp mua của hộ, cá nhân được lập bảng kê; giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt. Căn cứ: Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Cứ chuyển khoản là chắc chắn được trừ chi phí?

Không. Phương thức thanh toán chỉ là một điều kiện. Khoản chi vẫn cần đúng bản chất, phục vụ hoạt động doanh nghiệp và có hồ sơ phù hợp.

Tâm Anh đồng hành cùng doanh nghiệp kiểm soát chi phí

Một khoản chi có thể đầy đủ hóa đơn nhưng vẫn thiếu chứng từ thanh toán cần thiết. Kiểm tra ngay trước khi chi tiền sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế công việc điều chỉnh về sau.

Liên hệ Tâm Anh để trao đổi nhu cầu rà soát hồ sơ chi phí, quy chế thanh toán và quy trình kiểm soát kế toán – thuế phù hợp với doanh nghiệp.