Lương Thực Tế Khác Hợp Đồng

Trong thực tế hiện nay, không ít doanh nghiệp tồn tại tình trạng:

• Lương ghi trên hợp đồng lao động thấp
• Nhưng thu nhập thực tế trả cho nhân viên cao hơn nhiều
• Một phần chi qua phụ cấp, thưởng, hỗ trợ hoặc chuyển khoản ngoài bảng lương

Ban đầu, nhiều doanh nghiệp cho rằng đây là cách:

• Giảm chi phí bảo hiểm xã hội
• Giảm áp lực thuế
• Linh hoạt tài chính

Tuy nhiên, khi cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội hoặc thanh tra lao động kiểm tra chéo dữ liệu, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro rất lớn.

Vì sao doanh nghiệp thường để “lương thực tế khác hợp đồng”?

1. Muốn giảm chi phí BHXH

Nhiều doanh nghiệp chỉ đóng BHXH trên mức lương cơ bản tối thiểu.

Ví dụ:

• Hợp đồng lao động: 8 triệu
• Thu nhập thực tế: 20 triệu

Phần chênh lệch được tách thành:

• Phụ cấp
• Hỗ trợ
• Thưởng KPI
• Tiền trách nhiệm
• Khoản chi ngoài

Mục tiêu chính là giảm:

• BHXH
• BHYT
• BHTN
• Kinh phí công đoàn

2. Doanh nghiệp quản trị nhân sự chưa bài bản

Một số công ty:

• Không xây dựng thang bảng lương rõ ràng
• Không có quy chế lương thưởng
• Trả lương theo “thỏa thuận miệng”
• Điều chỉnh lương nhưng không ký phụ lục hợp đồng

Dẫn đến:

• Hồ sơ lao động không đồng nhất
• Dữ liệu kế toán – BHXH – thuế lệch nhau

3. Tâm lý “doanh nghiệp nào cũng làm”

Đây là suy nghĩ rất nguy hiểm.

Hiện nay dữ liệu đang được liên thông:

• Thuế
• BHXH
• Ngân hàng
• Hóa đơn điện tử
• Lao động

Doanh nghiệp càng phát triển, càng dễ bị đối chiếu dữ liệu tổng thể.

Các rủi ro doanh nghiệp có thể gặp

1. Rủi ro truy thu BHXH

Nếu cơ quan BHXH xác định:

• Khoản phụ cấp mang tính thường xuyên
• Trả cố định hàng tháng
• Có tính chất tiền lương

=> Có thể bị yêu cầu:

• Truy thu BHXH
• Truy thu BHYT
• Truy thu BHTN
• Tính lãi chậm nộp
• Xử phạt hành chính

Đặc biệt khi:

• Có email nội bộ
• File lương thực tế
• Sao kê ngân hàng
• Cam kết lương khi tuyển dụng

2. Rủi ro thuế thu nhập doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp trả lương thực tế nhưng:

• Không có đầy đủ hồ sơ
• Không quy định rõ trong hợp đồng
• Không có quy chế tài chính
• Không chứng minh được tính hợp lý

=> Chi phí lương có thể bị loại khi quyết toán thuế TNDN.

Hệ quả:

• Tăng lợi nhuận tính thuế
• Truy thu thuế TNDN
• Phạt và tính tiền chậm nộp

3. Rủi ro thuế TNCN

Nếu:

• Thu nhập thực tế cao
• Nhưng kê khai thuế TNCN thấp

=> Có thể bị:

• Truy thu thuế TNCN
• Phạt kê khai sai
• Phạt chậm nộp

Đặc biệt khi:

• Dòng tiền chuyển khoản thể hiện rõ
• Có bảng lương nội bộ khác với bảng lương khai thuế

4. Rủi ro tranh chấp lao động

Khi nhân viên nghỉ việc hoặc xảy ra mâu thuẫn:

• Người lao động thường dùng mức thu nhập thực tế để yêu cầu quyền lợi

Ví dụ:

• Trợ cấp thôi việc
• Bồi thường
• Thai sản
• Tai nạn lao động
• Bảo hiểm thất nghiệp

Nếu doanh nghiệp không kiểm soát hồ sơ tốt:

=> Rất dễ bất lợi khi tranh chấp.

Giải pháp doanh nghiệp nên thực hiện

1. Chuẩn hóa cơ cấu lương

Doanh nghiệp cần:

• Xây dựng thang bảng lương
• Quy chế lương thưởng
• Mô tả rõ từng khoản thu nhập

Phân biệt:

• Khoản tính đóng BHXH
• Khoản không tính đóng BHXH
• Khoản chịu thuế TNCN
• Khoản miễn thuế

2. Đồng bộ hồ sơ lao động – kế toán – thuế

Cần đảm bảo:

• Hợp đồng lao động
• Phụ lục lương
• Bảng lương
• Phiếu lương
• Hồ sơ BHXH
• Tờ khai thuế

phải thống nhất dữ liệu với nhau.

3. Hạn chế chi ngoài hệ thống

Nhiều doanh nghiệp hiện:

• Chuyển khoản riêng
• Chi tiền mặt
• Không phản ánh trên hồ sơ

Đây là rủi ro rất lớn khi:

• Thanh tra thuế
• Kiểm tra BHXH
• Tranh chấp lao động

Doanh nghiệp nên:

• Minh bạch dòng tiền
• Chuẩn hóa quy trình trả lương
• Có chính sách rõ ràng

4. Rà soát định kỳ trước khi cơ quan nhà nước kiểm tra

Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ:

• Hồ sơ lao động
• Chính sách lương
• BHXH
• Thuế TNCN
• Thuế TNDN

để phát hiện sai lệch sớm và xử lý chủ động.

Góc nhìn từ Tâm Anh

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng:

“Giảm được vài triệu tiền BHXH mỗi tháng là tiết kiệm.”

Nhưng thực tế:

Một đợt thanh tra có thể khiến doanh nghiệp:

• Truy thu nhiều năm
• Bị phạt
• Mất uy tín
• Phát sinh tranh chấp nội bộ

Quản trị lương không chỉ là bài toán chi phí.

Đó là:

• Quản trị rủi ro
• Quản trị pháp lý
• Quản trị tài chính dài hạn

Công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Và Đại Lý Thuế Tâm Anh hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát rủi ro lao động – BHXH – thuế
• Xây dựng cơ cấu lương phù hợp
• Chuẩn hóa hồ sơ nhân sự
• Tư vấn tối ưu chi phí đúng quy định
• Đồng bộ kế toán – thuế – nhân sự